檔案管理類(lèi)制度

1、Page1of24檔案管理類(lèi)制度檔案管理類(lèi)制度第一節(jié)第一節(jié)財(cái)務(wù)檔案管理總則財(cái)務(wù)檔案管理總則摘自《永2003財(cái)（規(guī)）字第00036號(hào)》一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容財(cái)務(wù)檔案是指投資公司及其所屬的各級(jí)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所形成的各種合同、協(xié)議、申請(qǐng)、說(shuō)明、報(bào)表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價(jià)值的原始資料和電子文檔。1、票據(jù)是指包括各種入庫(kù)單、出庫(kù)單、銷(xiāo)售小票以及其他手寫(xiě)票據(jù)等，是企業(yè)進(jìn)行核算的原始依據(jù)。2、合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營(yíng)活

2、動(dòng)中與其他單位或個(gè)人依法簽訂的、具有法律效力的各種文件，具體包括訂貨合同、銷(xiāo)售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進(jìn)行商品交易，勞務(wù)供應(yīng)的法律依據(jù)，也是財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行貨款結(jié)算的原始依據(jù)。1）業(yè)務(wù)合同是指業(yè)務(wù)部門(mén)在商品交易過(guò)程中與對(duì)方簽訂的訂貨合同、銷(xiāo)售合同、各類(lèi)工程合同和相關(guān)協(xié)議等。2）行政合

3、同是指公司行政部門(mén)簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同和其他合同等。3）融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等4）各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專(zhuān)人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄密；過(guò)期的合同、協(xié)議，應(yīng)分類(lèi)裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日，將過(guò)期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理

4、，各地不得隨意丟棄、撕毀。二、檔案的上繳二、檔案的上繳1、固定的財(cái)務(wù)檔案，如報(bào)表、憑證、票據(jù)等要在年度營(yíng)業(yè)結(jié)束后，上交分公司財(cái)務(wù)部檔案管理員處，具體時(shí)間為每年的6月30日以前，上交隔年的財(cái)務(wù)檔案。2、非固定的財(cái)務(wù)檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財(cái)務(wù)部檔案管理員處；3、所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類(lèi)，交接過(guò)程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接清單上必須列明檔案的名稱(chēng)、交接雙方經(jīng)手人、時(shí)間、地點(diǎn)以及冊(cè)數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。三、

5、財(cái)務(wù)檔案的保管三、財(cái)務(wù)檔案的保管Page3of24NO：001文件目錄文件名稱(chēng)借出日期歸還日期備注財(cái)務(wù)總監(jiān)：分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理：借閱人：5、對(duì)絕密檔案的借閱，要公司總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可。6、檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。7、借閱及退還時(shí)，要當(dāng)面清點(diǎn)，退還時(shí)辦理注銷(xiāo)登記。8、各職能管理中心需調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案的，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。9、公司監(jiān)察審計(jì)、財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。財(cái)務(wù)檔案管

6、理員的職責(zé)1、負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)與保管。2、依據(jù)制度，負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)檔案使用、借閱服務(wù)。3、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)的全面管理。4、管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)，并有人監(jiān)交，尤其是電腦密碼和使用資料。5、財(cái)務(wù)檔案的移交:財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)交時(shí)，必須辦理移交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽章。6、財(cái)務(wù)檔案的保管年限檔案名稱(chēng)保管期限一、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)1.原始憑證、記帳憑證15年其中：涉及外來(lái)的會(huì)計(jì)憑證永久2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)