公文寫作的技巧與藝術-中國氣象局培訓中心培訓課件

1、公文寫作的技巧與藝術,----兼談提升公文寫作能力的幾個關鍵要素(上) 張學棟 中國行政管理學會副秘書長 全國縣級行政管理研究分會副理事長兼秘書長 九三學社中央委員,1,提 綱,上部分 前言：公文概述 上：公文寫作的屬性、基本功及一般技巧 中：公文寫作的五個“臺階”與公文處理的五個技巧

2、 下：公文寫作的“硬功” 下部分 上： 公文寫作的表達藝術的培養(yǎng) 下：提升公文寫作能力幾個關鍵要素 附件：公文寫作中常見的問題,2,前言：公文概述,一、公文釋義 所謂公文就是公務文書的簡稱，是行政機關、企事業(yè)單位、人民團體在行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書。2000年8月24日，國務院國發(fā)

3、[2000]23號發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》，在其第一章總則的第二條有如下表述，行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。,3,二、公文種類 黨的公文有14種：決議、指示、公報、條例、規(guī)定、請示、報告、批復函、通知、通報、意見、決定、會議紀要。政府機關的公文有13種：政府機關的公文有13種：命令（令）、公告、通告

4、、議案、請示、報告、批復、函、通知、通報、意見、決定、會議紀要。其中兩種公文中有9種公文是相同的。另外，還有事務性文書，如經濟科技文書、規(guī)章類文書、會議類文書、報告類文書、計劃類文書等非法定文書。規(guī)章類文書包括，規(guī)則、規(guī)定、細則、守則、辦法、制度、章程、規(guī)程。經濟文書包括，合同與可行性研究報告?？萍嘉臅?，論文、報告、情報等。,4,三、公文使用范圍 可分為通用公文和專用公文兩大類專用公文：是由具有專門職能的

5、機關，根據特殊需要而使用的具有特定內容和格式的公文。如外交領域使用的國書、照會、備忘錄、條約等；司法機關使用的起訴書、判決書、調解書等。它們只能在一定領域和范圍內使用。 總之，行政機關的公文（包括電子公文、電報），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章和行政措施，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情

6、況和交流經驗等的重要工具。各級國家行政機關必須認真做好公文處理工作，為中國特色社會主義現代化建設事業(yè)服務。,5,上：公文寫作的屬性、基本功及一般技巧,在科學技術蓬勃發(fā)展、經濟全球化日趨加劇、人類社會大踏步邁入知識時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業(yè)單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、在政府決策、執(zhí)行、監(jiān)督的不同環(huán)節(jié)和不同階段與過程中，公文發(fā)揮著越來越重要的作用，公文的寫作也必須從傳統(tǒng)模式中解放出來，逐步走

7、向科學化、信息化、規(guī)范化和制度化。,6,一、公文的六個屬性1、公文的政策性 公文是黨的機關和行政機關行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，對國家政治、經濟和社會生活的各個領域都有著指導作用，是維護和發(fā)展社會主義制度、建設物質文明和精神文明的保障。各級黨的機關和行政機關制發(fā)的公文，都必須用來貫徹執(zhí)行黨和國家的有關政策，執(zhí)行國家的法律和法令，絲毫不能偏離黨和國家的政治目標和政策軌道。因此，公文是觀點鮮明的文體，是嚴肅鄭重

8、的文體，是有著充分的權威的文體，要求作者必須有嚴肅認真的態(tài)度。,7,2、公文的實用性 公文是用來處理公務的文書，所以它總是根據現實需要，針對實際問題而制發(fā)，有著明確的寫作目的。國務院辦公廳在《國家行政機關公文處理辦法》中，對此提出的要求是“各級行政機關要發(fā)揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義……行文要少而精，注重效用?！?8,3、公文的可靠性 公文涉及

9、的事實以及所引用的材料和數據，必須真實可靠，不得有任何虛假和錯漏。內容真實、準確，這是公文寫作最基本的原則。一般文章寫作中的虛構手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加葉、移花接木的方法，也同樣不能使用。因此，公文寫作一定要核準事實和數據，確保材料的可靠性。,9,4、 公文的定向性公文都是由某一個特定機關制發(fā)的，并且大部分都是寫給特定對象閱讀的，作者與讀者之間有具體、明確的對應關系。公文的這種定向性特點使得寫作有著很強

10、的針對性。,10,5、公文的時間性 公文所針對的問題，總是存在于特定的時間范圍之內，一旦時過境遷，公文的實用價值也會隨之喪失。所以，公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時。,11,6、公文的規(guī)范性 為了更方便、有效地辦理事務，公文形成了自身特有的辦理程序和寫作格式。中央辦公廳和國務院辦公廳對公文的種類、用途、文面都作了統(tǒng)一的規(guī)定。另外，多數常用文種在結構、用語等方面，也有著約定俗成的程式。,12,二、寫作公文的

11、基本功與一般技巧弄清楚為什么要寫這篇公文?寫給誰?寫這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個問題，才好下筆行文。這三個問題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文結果不是寫不下去就是“下筆千言，離題萬里”，欲速而不達。 公文寫作大多都是領導授意，文秘人員執(zhí)筆，領導意圖是形成公文主旨的原創(chuàng)因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領會領導意圖。領導在布置寫作任務時，要認真聆聽，

12、最好能邊聽邊記，有不明確的問題要當場請教，要善于領會和把握領導講話的重點、要點，以便順利形成主旨。,13,此外，確立公文主旨還要結合實際情況和需要，迅速摸清這項工作或活動的背景、內容、要求和重點，以及它與現階段中心工作的關系等相關情況，對工作全局做到心中有數。這樣，吃透上下兩頭，在領導意圖和實際工作需要的結合點上動腦筋，確立的主旨才會有較強的針對性和實用性。,14,1、公文寫作的基本功明確行文目的，確立公文主旨，吃透上下

13、兩頭，在領導意圖和實際工作需要的結合點上動腦筋，確立的主旨才會有較強的針對性和實用性。拿筆桿是實行領導的主要方法，經過寫，思想就提煉了，比較周密。吃得苦、鉆進去、靜下心。公文寫作時應盡量少用專業(yè)術語、少用復雜推理、少生造新的名詞、少用模糊語言。應體現思想的力量、邏輯的力量、語言的力量、情感的力量。,15,2、公文寫作的一般技巧一般公文寫作教科書將其概括為：緣由——事項——要求(或結語)，這就是公文內容的邏輯結

14、構模式。它是對各公文文種結構特點的概括和總結，篇章結構模式也稱“公文結構的體式布局”、“公文結構的外形體式”，它是深層邏輯結構的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務是對公文的材料、段落、文字進行排列組合，尋求最佳表現形式。常見的公文篇章結構模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分條式，(3)分列小標題式，(4)分塊式，(5)主附件式，(6)條項貫通式，(7)章斷條連式，(8)并列式等。適用于許多文種的寫作，可作為公文結構

15、的基礎范本參考、借鑒、套用。,16,有研究者指出，寫好公文有五個步驟：“多看、強記、勤思、精練、硬磨”。“多看”，就是要學會看上級的會議材料，以精確領會上級精神；看報刊評論文章，以學習寫作技巧；多看領導的日常講話，以了解領導的習慣。“強記”，要記好的文章體例，像一些比較出彩的二級標題；記好的語句，像排比句、有思想的語句等；記好的例子，可以在公文中列舉出來，旁征博引?！扒谒肌?，有三個過程必思：邊看邊思考、邊記邊思考、邊寫邊思

16、考，孔子也說過“學而不思則罔”，可見勤思之重要。“精練”，平時要多練筆，多修改自己寫得出東西，必要時候要拿得出東西“不荒亂”，應急時刻要趕得出東西，“不抓瞎”?！坝材ァ保^“好文章是改出來的”，是硬功夫、不是花架子。古有“推敲”之說，由此可見“硬磨”的重要性。,17,寫出好公文，必須要講究針對性，把握場合，分清層次，了解領導的習慣。 做到材料真實、主旨鮮明，數據精準語言簡要。力求做好謀篇布局、力求架構合理、經過集思廣益

17、、反復修改形成最終公文文稿。寫公文要做有心人，可“抄”一點別人的；做細心人，想一點自己的；做創(chuàng)新人，搞一點獨特的。,18,公文歌,1、核文內容歌 2、行文關系歌一核政策符不符， 行文千萬不越級，二核行文對不對； 領導個人慎重報。三核格式確不確， 請示報告要分開，四核文字美不美。 文種錯誤不可要。作者：梅玉寶 作者：梅玉寶,19,中：公文寫作的五個“

18、臺階”與公文處理的五個技巧,一、公文寫作的五個“臺階”(步驟與方法)公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。一般而言，公文的擬寫通常按以下五個“臺階”進行：,20,1、“臺階1”:明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內容： a、文件

19、的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。b、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)性的通知等。 c、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行

20、傳達。d、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。,21,2、“臺階2”:收集有關資料，進行調查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步

21、工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先

22、需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業(yè)的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。 總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。,22,3“臺階3”:擬出提綱，安排結構 在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，

23、使提綱日益完善。,23,4、“臺階4”：落筆起草、擬寫正文a、 要觀點鮮明，用材得當。b、 要語句簡練，交代清楚。,24,5、“臺階5”：反復檢查，認真修改 a、關于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘 是否深刻。b、關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。c、關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過 適當的材料表現出來。d、關于結構的修改。修改文件

24、的結構，包括文件總體結構的修正，使 全文更加嚴謹。e、關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。 有學者歸納“準確、鮮明、生動、簡練、平實、莊重”12個字道出公 文語言的特點，也許可以成為好公文的一種標尺。,25,二、公文處理的五個技巧1、處理聯合行文的技巧a、行政機關聯合行文，主辦機關排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關的，落款時幾家單位都要落款并蓋?。ㄉ闲形目芍簧w主辦機關的印）。b、

25、行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。c、聯合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號為聯發(fā)字號的格式。d、會簽，由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不用復印件會簽。,26,2、處理部門和內設機構行文的技巧 政府各部門（包括議事協(xié)調機構），除以函的形式商洽工作、答復詢問外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一是經領導同

26、意，由“兩辦”發(fā)文 ；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上“經xxx政府同意”這句話；三是有關議事工作機構（各種領導組、工作委員會）要向部門行文，一般不能以辦公室名義印發(fā)，如：要印發(fā)食品安全方面的文件，應以“食安委”的文頭印發(fā)；要印發(fā)災區(qū)衛(wèi)生防疫方面的文件，應以愛國衛(wèi)生運動委員會的文頭印發(fā)，不要以愛衛(wèi)辦的文頭印發(fā)；四是部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關行文，要與相應部門商洽工作，必須以函的形

27、式，要安排內設某機構的專項工作，須以主管部門文件行文。,27,3、處理數字和數值范圍規(guī)范表述的技巧 a、百分數與分數應用阿拉伯數字表述：如20%不應寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應寫為“四分之三”。b、數值范圍表述：數值范圍就是百分之幾到百分之幾的數值比較，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3后的百分號；用分數和整數表述數字范圍時，也同理不能省略

28、第一個數字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。c、表述時間時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應表述出具體的年份，如2007年、2008年。,28,4、處理規(guī)范用字用詞的技巧在公文寫作中，有許多字、詞被混用，造成不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題，要加強甄別和規(guī)范。如截止（到現在告一段落）和截至（事情還在繼續(xù)發(fā)展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時，應為“其他”、“通”1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應

29、為“新中國成立以來”；制定與制訂的準確使用，制訂突出擬訂、草擬、創(chuàng)制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針政策、法令、規(guī)章等，注重的是結果；做出與作出，前為口語，強調具體的事，后者多為書面語；急待和亟待，前者指時間上的緊迫性，后者表示意義上的緊迫性，表明問題已經嚴重到了極點。規(guī)范表述是一個長期學習積累的過程，要在工作中時時留心、總結。,29,5、處理重要緊急公文的技巧a、如何界

30、定重要公文：凡上級機關（黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府及其部門）來文中標注“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領導的批示件，各級各部門上報的重大突發(fā)性事件的請示件，都界定為重要公文，根據緊急程度，規(guī)定辦結時間辦理。b、分類：按緊急程度分為特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內辦理完畢（如特急電報），急件在３日內辦結，普通件在其要求的時間內辦結。,30,下：公文寫作的“硬功”培養(yǎng),一、公文寫作的“硬功”培

31、養(yǎng)(幾個細節(jié)問題)1、確定公文寫作標題的功夫 標題實際上就是公文的題眼，是觀點及公文邏輯結構的集中體現。 按照層次大小劃分，標題可以劃分為大標題、小標題，一級標題、 二級標題等。標題的確立應根據公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標題與標題之間應層次分明、邏輯嚴禁、相互照應。,31,2、凝練公文核心觀點的功夫 好公文的關鍵是要有新意和創(chuàng)意，按部就班，對著葫蘆畫瓢，體現不出個人的觀點是寫不出好公文的。所

32、以公文寫作者平時必須通過經常學習黨政理論和相關專業(yè)知識，深刻領會上級政策，經常調查研究了解當地實際，多上下結合深入思考來提高自己的“悟性”，身在外而心在內，雖不是領導，但多從領導的角度來思考問題。,32,3、公文寫作中數據、圖表應用的功夫在公文寫作中，數據的應用是一種普遍性、經常性的事情，它是事物的量化，發(fā)揮著重要作用：數據、圖表的作用決定了其來源、取舍、應用必須堅持一定的標準，注意以下幾點：一是來源的權威性，一般來講

33、，數據應以統(tǒng)計局的為主，其中稅收數據以國稅、地稅的為主，沒有統(tǒng)計局的，有部門的、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的數據，以部門的為主。個人拿不準的，讓領導定奪。二是數據應用要統(tǒng)一。不同材料里面，如黨委、政府的材料數據要一致。同一材料不能出現前后矛盾、不一致。三是數據要科學分析。特別是在沒有權威數據可以參照的情況下，必須經過科學分析才能應用，單個數據的應用加減不能超過和、差的數據。四是圖表的應用一定要規(guī)范，經過專業(yè)人員驗證其正確性，方可使用。,33,

34、4、資料、語言取舍的功夫對于初稿，一定要進行修改，通過縝密的思考，根據公文的性質，進行語言錘煉，看看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪種表達方式更為精妙和符合領導語言風格。對于引用的材料，關鍵把握一點拿來主義，以“有用”為原則，吸其精華，去其糟粕。簡單的引用，無疑于一件單色的衣服補上了一塊花補丁，補丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對借鑒的材料一定要加以認真改造，根據公文主旨和文章的邏輯結構，對引用的材料進行再加工，與實際