公文寫作培訓(xùn)技巧

1、公文寫作培訓(xùn),1,目 錄,開篇: 公文溝通是一種文化第一章：公文沿革與公文溝通理念第二章：公文的概要第三章：公文寫作的基本技巧第四章：實戰(zhàn)篇-常用公文的寫作,開篇: 公文溝通是一種文化,3,公文沿革與公文溝通理念；公文基本概述公文寫作基本技巧,第一章：公文沿革與公文溝通理念,4,公文：是指各機關(guān)單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。,何謂公文？,5,原始社會：結(jié)繩記事；商代后期：甲骨文書；

2、秦漢后：“書”、“奏”；,6,民國：《公文程式》,,“制、詔、策、冊、敕、教、令、諭、符、檄、旨”,“令、咨、呈、示、狀、公函、布告”,封建時代：,中華人民共和國,1.命令（令）2.議案 3.決議 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通報 8.報請 9.請示 10.批復(fù) 11.函 12.會議紀要；13.意見 14.公報15.報告16.條例 17.規(guī)定,1993年11月21日 國務(wù)院辦公廳 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 12類13種

3、； 1996年5月3日 中共中央辦公廳 《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》 14種,,7,文書模式是一種溝通文化!,辦事,辦文,辦會,“子由之文實勝仆, 而世俗不知, 乃以為不如；其為人深不愿人知之，其文如其為人?！?--宋·蘇軾《答張文潛書》,8,“文如其人”新解：,公文是一種時代文化烙?。」氖且环N時代的音符！公文是一種社會溝通模式！公文是一種職場溝通文化！,1.2,第二章：公文的概要,9,公文的特點、分類、文種、行文

4、規(guī)范公文寫作的基本職業(yè)素質(zhì),2.1公文的特點、分類、文種、行文規(guī)范,1）按來源分：①對外文件②收來文件③內(nèi)部文件,10,有法定作者有法定的權(quán)威 特定的效用 有規(guī)范體式 有規(guī)定的處理程序。,法定作者：依憲法和有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和負擔一定的任務(wù)、義務(wù)的機關(guān)、組織或代表機關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。行文單位：在職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文的機關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。公文的制發(fā)：起草、核稿、簽發(fā)等程序。公

5、文的簽收：收到登記、分辦、批辦、承辦、催辦等。,2）按行文關(guān)系分①上行文：（請示、報告、總結(jié)）②下行文：（指示、決定、通知、批復(fù)）③平行文：（函、簡報）,3）按秘密程度：①秘密文件②普通文件③公布文件,4）發(fā)文單位性質(zhì)：①法規(guī)文件：②行政文件：③黨的文件：④業(yè)務(wù)文件：,公文的特點：,公文的分類：,5）按公文內(nèi)容性質(zhì)：①指揮性公文②規(guī)范性公文③報請性公文④知照性公文⑤記錄性公文,11,指揮性命令指示決定意見批復(fù)政策性通知,規(guī)

6、范性條例規(guī)定辦法細則章程規(guī)則,報請性報告請示,知照性公報公告知照性通知通報簡報函,記錄性會議記錄電話記錄會議紀要大事記值班日志,公文,按內(nèi)容性質(zhì)分,文種 ：公文名稱統(tǒng)稱文種。它是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。,12,公文的文種,1993年11月21日 國務(wù)院辦公廳 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 12類13種1.命令（令）2.議案 3.決議 4.指

7、示 5.公告、通告 6.通知 7.通報 8.報請 9.請示 10.批復(fù) 11.函 12.會議紀要1996年5月3日 中共中央辦公廳 《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》 14種1.決議 2.決定 3.指示 4.意見 5.通知 6.通報 7.公報 8.報告 9.請示 10.批復(fù) 11.條例 12.規(guī)定 13.函 14.會議紀要,1.命令（令）2.議案 3.決議 4.決定 5.指示 6.意見 7.通知 8.通報 9.公報 10.報告 11.

8、請示 12.批復(fù) 13.條例 14.規(guī)定 15.函 16.會議紀要 17.電郵文 18.QQ文,1.下行文：指上級對所屬下級部門的行文。1)逐級下行文。2)多級下行文。3)直達基層下行文。2.上行文：指下級向所屬上級主管部門的行文。1）逐級上行文。2）多級上行文。3）越級上行文。3.平行文:指同級或不相隸屬，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系單位之間的行文。,14,公文的行文規(guī)范：,1-行文方式,2.2 公文寫作的基本職業(yè)素質(zhì),為什么要

9、加強職業(yè)素質(zhì)訓(xùn)練？公文寫作是一項職業(yè)性、政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，公文寫作的好壞，不僅直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮，也是領(lǐng)導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的直接反映。,15,1.職業(yè)素質(zhì)：a.明確的方向、堅定的立場;b.敏銳的洞察力和鑒別力。c.保密紀律。2.政策理論水平:執(zhí)行政策、理解政策、表達政策。3.熟悉業(yè)務(wù)和工作情況4.有較寬的知識面5.有較好的文字功底,知干能,你最想得到的，是你最不想付出的。,第三章 公文寫作的基本技巧,17

10、,2-語言表達技巧,3-語言特點技巧,1-公文寫作流程技巧,18,,進入寫作過程,明確目的（我想利用這份文書做什么？）,傳遞信息,下達指示,解釋事情,事后補遺,? ? ? ?,,,? ? ?

11、 ?,,,制定語氣和修辭策略,1-公文寫作流程技巧,19,,進入示例練習(xí),,寫作過程技巧,整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容。,檢查細節(jié)，確認無誤。,八要與八不要,?目的要明確?信息要全面?行文要簡短?使用短句?強調(diào)最重要的?段落分明?總結(jié)和結(jié)論?盡量生動,?隨意開始?寫寫停停?被動句?雙重否定?長句?無關(guān)信息?錯別字?過長,一氣呵成,寫完重讀,大膽刪減,20,,練習(xí),親

12、愛的先生/女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……,劉云端先生，您好： 這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。

13、你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。 期待您的回音，并期望很快能和您會面。 此致 敬禮 比爾蓋茨 2002年10月1日,目標：判別兩封信的高下，并說明原因（10分鐘）形式

14、：團隊討論、形成理由、代表陳述。（3分鐘）,21,,進入技法概要,,進入技法概要,文字溝通分析,親愛的先生/女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……,劉云端先生，您好：

15、 這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。 你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。 期待您的回音，并期望很快能和您會面。 此致 敬禮 比爾蓋茨

16、 2002年10月1日,寫信者不原費神查明聯(lián)系人,,,語意含糊,,語法錯誤與錯別字,,無關(guān)信息,,文書過長,,說明寫信原因,,暗示下一步應(yīng)采取的行動,知道此信發(fā)給誰,,,表明積極的態(tài)度,,只寫了一頁,表達不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯別字和標點錯誤，廢話連篇。,內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡明扼要，切中要害，。,判別兩封信的高下，并說明原因,22,,進入三種類型,掌握寫作過程中每個環(huán)節(jié)的要點掌握三種文字類型的特點和寫作方式,23,,進入三種

17、類型,技法概要,寫完后重讀,修改文書，大膽刪減,一口氣寫完,整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容,,,,,檢查細節(jié)，確認無誤,重溫寫作過程,?準備 準備再準備,目標:who,what,why提綱：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求,?寫作,?檢查,,,,,肯定、否定、指示,,,刪減:無關(guān)信息、大幅度注意錯誤：語法、拼寫、描述細節(jié)：標點、日期、稱謂,,進入技法概要總結(jié)表,技法概要,肯定同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好消息。,直截了當?shù)?/p>

18、給接受者好消息，使之高興。然后解釋這個好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問。用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。,否定對要求的一種否定，或者是一個壞消息。,開始以自然漸進的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進行暗示，使之有思想準備。給出壞消息，要清楚、準確。不能使人產(chǎn)生誤解。用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。,指示指示他人進行某項工作，開展某些活動，同意你的見解

19、或提供你的信息等。,開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。表述事實，要求或建議。當這些與某種利益相關(guān)時，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵克服困難，盡快完成任務(wù)。,,進入模擬練習(xí),文書溝通—技法概要,1．    寫作準備階段： 思考：寫給誰？寫什么？為什么？提綱：主要點，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點的位置，去掉無關(guān)信息。,3． 檢查① 是否表述準確。② 是否有不適當

20、的描述。③ 有否文法、文字上的錯誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容,2．寫作過程文字溝通有三種主要類型：①      肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②      否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③ 

21、60;    指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵克服困難，盡早完成工作。,,進入創(chuàng)建文字溝通分析表,文書溝通—模擬練習(xí),創(chuàng)建文字溝通分析表,一封拒絕的信,,進入一封拒絕的信（釘書機）,文字溝通分析表,填寫時，把精力集中在最常用的文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習(xí)時至少填寫三個主要受信人，現(xiàn)實工作中要填寫所有的。用10分

22、鐘獨自填寫。,填寫完畢后用5分鐘在組內(nèi)交換該分析表，可以討論,問題：填完表后，你發(fā)現(xiàn)了什么？交換表后，你又發(fā)現(xiàn)了什么？,模擬練習(xí),,進入研討,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,練習(xí)背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來信，他提出脫產(chǎn)進修的要求，（內(nèi)容見后） 而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。請每個人用10分鐘寫完這封信。（請注意“準備、寫作和檢查”三步驟）,尊敬的主管： 您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年

23、了。 我先后多次參加過公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對我的工作很有幫助，使我深刻認識到知識對工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個西格瑪”管理的進修班，為期2個月，脫產(chǎn)進行。原因如下：“6個西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識已經(jīng)陳舊，需要更新。現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲備一些專業(yè)知識，可以有利于將來工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒有舉辦。這個為期2

24、個月的進修班是省計委舉辦的，質(zhì)量高，費用低，機會難得。綜上所述，希望您能夠批準我的請求。 此致 敬禮 王海賓

25、 2002年10月9日,,進入陳述紙樣板,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,研討（20分鐘）兩人一組，互讀信件。每個人獨自閱讀所發(fā)資料，按要求填“分析表” 。10分鐘團隊內(nèi)依次傳閱每個人所寫的信件，討論并分別挑選出一封寫得最合適的，和一封相對最不合適的信。（注意上一步“分析表”中的意見）5分鐘團隊將這兩封信的分析表COPY到陳述紙上，代表

26、宣講并給出綜合評價。（陳述紙樣板見后） 5分鐘,,進入“一封拒絕的信” review,,,654321,<5 <8 …… …… <22個字的句子 …..,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,陳述紙樣板,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,討論問題：團隊是怎樣依次傳閱信件的？兩封信是如何推舉出來的？每封信都和對應(yīng)的“分析表”在一起嗎？還是已經(jīng)混亂地分開？你看到別人對自己信的“分析表”了嗎？你

27、發(fā)現(xiàn)了什么？你覺得自己寫的這封信可以怎樣改進？,32,1）敘述：是將人物的經(jīng)歷和事件發(fā)展變化過程所作的敘說與交代。（包括：人和事兩方面）（倒敘、插敘、順敘）2）說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實地解說清楚。（定義說明、注釋說明、比較說明、數(shù)字說明、舉例說明、分類說明）3）議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方

28、法。（三要素：論點、論據(jù)、論證）A.論點：又稱論題或觀點。是指對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度。（統(tǒng)帥：要證明什么？）（教皇故事）B.論據(jù)：是證明論點的真實性的根據(jù)。分三類：一是事實；二是理論；三是政策法規(guī)論據(jù)。（基礎(chǔ)：用什么證明）C.證明：是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。（橋梁：如何證明）,2-語言表達技巧,運用語言的方法和手段,33,準確：是用子、詞、句、意、義和標點符號正確、精準。簡明：用最少的文字表達盡可能多的重點

29、內(nèi)容。莊重：用語必須講究莊嚴、鄭重。得體：語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準確表達的基礎(chǔ)上，進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)?；疽螅?a.是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格。如： b.是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸。如： c.是要多運用公文的專用詞語。如：,3-語言特點技巧（三點式、故事式：懸念、細節(jié)、情緒）,,35,通知通報報告請示與批復(fù)函會議紀要總結(jié),第

30、四章實戰(zhàn)篇：常用公文的寫作,36,（一） 通知的寫作,1.1通知的定義、文種、特點、格式規(guī)范1.2通知的類型1.3通知的寫作技巧,37,定義:通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。文種:屬于“指揮性”和“知照性”公文.如:政策性通知;知照性通知,1.1通知的定義、文種、格式規(guī)范：,格式規(guī)范: 主要部分：標題、抬頭（接受對象）、正文、禮貌語、落款（發(fā)文單位名稱、日期）；附加部分：附件、

31、主題詞、抄送、擬文、打印、份數(shù),38,1)發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及規(guī)章制度。2)批轉(zhuǎn)性通知：用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。3)轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文,給所屬人員，讓他們周知或 執(zhí)行。4)指示性通知：用于上級機關(guān)指示下級機關(guān)如何開展工作。5)任免性通知：用于任免和聘用干部。6)事務(wù)性通知：用于處理日常工作事務(wù)性的，把有關(guān)信息或要求用通知形式傳達

32、 給有關(guān)單位、部門。,1.2通知的類型： 根據(jù)適用范圍的不同，可分為六大類：,39,1)標題：“發(fā)文單位+文種”或“事由+文種”兩種形式。2)正文：不同類型有不同寫法。 A.發(fā)布性通知：正文簡短，寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行。 B.批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：簡單寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，請貫徹執(zhí)行。 C.指示性通知： a.講清楚工作來由、內(nèi)容、要求三方面。

33、 b.正文：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當于引言；工 作內(nèi)容和工作要求結(jié)合起來寫，內(nèi)容分條列出； c.最后一段或一條相當于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。 D.任免性通知：只寫明什么權(quán)力機構(gòu)任命或免去什么人什么職務(wù)就行。 E.事務(wù)性通知：只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。3)其他：A.主題詞 B.禮貌語,1.3 通知的寫作技

34、巧：,,,2.1 通報的概念 通報是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況所使用的一種下行公文。2.2 通報的作用 互通情況，溝通信息，使有關(guān)單位或組織了解工作進程，安排好自己的工作。 學(xué)習(xí)先進的典型經(jīng)驗，指導(dǎo)和推進工作。 吸取他人教訓(xùn)，警惕類似問題發(fā)生。 2.3 通報的種類 根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，通

35、報可分為表彰性通報、 批評性通報和情況通報三種。,（二） 通報的寫作,2.4 通報的結(jié)構(gòu) 通報的結(jié)構(gòu)分標題、正文、署名和日期四部分。2.4.1 標題。大致有四種類型：一是由發(fā)文機關(guān)的名稱、事由 和文種組成；二是由事由和文種組成；三是由發(fā)文機關(guān)和文種組成；四是只由文種“通報”作標題。2.4.2 正文。是通報主體部分。 表彰性通報的寫作提示 ①介紹先進事跡。一要寫清時間、地點、人

36、物、事件及其主要經(jīng)過、情節(jié)和結(jié)果；二要詳略得當，重點突出。,②點明題旨。也是先進事跡的性質(zhì)和意義，這是通報的目的所在，對先進事跡進行評議，明確地指示其重要意義。語言要簡練，具有畫龍點睛的作用。 ③表彰決定。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)先進事跡做出表彰的決定，并發(fā)出學(xué)習(xí)號召，它是表彰性通報的核心部分，要求語言簡明。 ④希望號召。最后表示號召或希望的詞語，更要著重開掘事跡的典型意義，力求扼要，鮮明。,,,45,(三) 報告的寫作,3.1

37、報告的文種、特點、格式規(guī)范3.2報告的類型3.3報告的寫作技巧3.3.1如何突出報告的關(guān)鍵點3.3.2如何讓報告生動有效3.3.3如何提升“簽報”的功率與水準？,46,定義:報告是下級向上級匯報情況、反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問的陳述性公文。特點：1)陳述性 2)有主見文種:屬于“報請性”和“陳述性”公文.如:關(guān)于“個人理財”月活動情況的報告,3.1報告的定義、特點、文種、格式規(guī)范：,格式規(guī)范:標題:

38、”事由+文種”即：“關(guān)于xxxx的報告”抬頭:上級單位名稱、正文：表達報告的內(nèi)容，即匯報的情況及問題表述，以及工作或改進建議。結(jié)束語:特此呈報；“此致，敬禮！”落款:行文單位名稱、日期；附件、擬文、打印、份數(shù),,1)按照內(nèi)容涉及的范圍分： a.綜合報告 b.專題報告。2)按照行文目的的不同分： a.呈報性報告 b.呈轉(zhuǎn)性報告。,47,3.2 報告的類型,3.3 報告的寫作技巧：,3.3.1如何突出報告的關(guān)鍵點a

39、.標題+副標題（形容詞：“第一屆”）,48,3.3.2如何讓報告生動有效沖擊感、行業(yè)特點、業(yè)務(wù)特征融入企業(yè)文化（文化元素-圣元-高）,49,（四） 請示與批復(fù)的寫作,4.1請示與批復(fù)的特點、文種、格式規(guī)范4.2請示與批復(fù)的類型4.3請示與批復(fù)的寫作技巧4.3.1請示的技巧4.3.2會簽的技巧4.3.3批復(fù)的技巧,定義：請示是下級向上級請求指示或批準的公文。特點：1）超前性：請示必須是在辦事之前。2）說明性：請示的目

40、的在向上級說明情況，請求幫助。3）單一性：必須“一文一事”。類型：根據(jù)行文目的的不同，可分三大類：1）請求批準類；2）請求幫助類；3）請求批轉(zhuǎn)類。文種：屬于“報請性公文”,50,4.1請示的特點、文種、格式規(guī)范,格式規(guī)范:a.標題:”事由+文種”即：“關(guān)于xxxx的請示”b.抬頭:上級單位名稱、c.正文：表達請示的目的，即說明情況，請求幫助的原因。d.結(jié)束語:特此呈請；“如無不妥，請準為盼！”“此呈！”e.落款:行文

41、單位名稱、日期；f.附件、擬文、打印、份數(shù),,請示的寫作技巧,1）行文規(guī)則 A.請示應(yīng)當一文一事。 B.只寫一個主送單位，如需同送其他單位，應(yīng)當抄送，但不抄送下級。C.不越級請示，因特殊情況須越級時，應(yīng)抄送被越的上級。D.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上請示，應(yīng)寫明主送和抄送，由主送單位負責答復(fù)。2）理由要充分、要求要合理 A.理由充分：為什么，針對職能、存在問題、發(fā)展、上級等要求或需求的迫切性；列出條項，明白易于理解。

42、 B.要求合理：符合現(xiàn)實條件和資源以及上級的權(quán)限范圍。3）格式要正確，語言要得體A.標題：一般用“事由+文種”。B.正文：請示理由、請示事項、結(jié)束語。 C.語言得體:恰到好處.,51,會簽的寫作技巧,會簽是就某一需要會辦的“請示”公文的審閱與承辦提出意見。,52,注意職責和職權(quán)范圍；深入了解實情；四緯度溝通；原則問題按制度；業(yè)務(wù)問題按流程；專業(yè)問題按標準；發(fā)展問題看形勢；態(tài)度嚴謹積極；用詞準確,恰當！,如何提

43、升“簽報”的功率與水準？,53,擬文部門,功能作用+效率,“簽報”的會簽承辦技巧,54,會簽部門承辦人,會簽部門主管,如何簽會簽意見？,如何辦出成效？,定義：批復(fù)：是答復(fù)下級請示事項的指示性公文。特點：1)針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機關(guān)，針對請示的問題。2)指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。類型：可分為兩類：1)表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請求批準類的

44、請求，或同意、或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2)請示性批復(fù)：針對下級請求的事項或者提出的問題，提出處理意思，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。,55,,4.2 批復(fù)的寫作,批復(fù)的寫作技巧,1)要先回答后批復(fù)。2)態(tài)度要鮮明，措辭要明確。3)要及時批復(fù)。,56,57,請示與報告是兩種性質(zhì)完全不同的文種！,相同點：①都屬于上行文 ②都具有反映情況、提出建議的功用。,請示：適用于向上級請求指示、批

45、準；報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建 議，答復(fù)上級的詢問。,請示與報告的區(qū)別,58,不同點：1、內(nèi)容 請示：一文一事，報告：一文多事2、側(cè)重點 3、行文目的 請示：解決問題 報告：便于上級決策4、行文時間 事前 事中或事后5、主送單位 請示一個， 報告多個6、篇幅不同 請示簡短，報告不能太

46、短7、標題寫作不同 請示：不寫“報告”兩個字，這是常犯的錯誤，8、結(jié)束語不同 請示：表明迫切要求，“請批準”，需要上級回復(fù)。報告一般不寫，多數(shù)以“特此報告”就行了9、處理結(jié)果不同 請示：屬于辦件，需要批復(fù)；報告：屬于閱件，用“批轉(zhuǎn)”的形式，予以答復(fù)。,59,請示與報告不分的幾種表現(xiàn)形式,2．把報告當作請示。有些報告是下級呈送給上級并要求批轉(zhuǎn)的報告，這類報告應(yīng)屬于呈轉(zhuǎn)性報告極易被當作請示。如《關(guān)于加強行員職業(yè)道德教育的請示

47、》末尾處應(yīng)寫“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行。”屬于典型的呈轉(zhuǎn)性報告但是往往被當作了請示。,3．請示與報告混合型。有些公文既請示工作又報告情況或者既報告情況又夾帶請示事項，這些形式都不符合文種的使用規(guī)范。如《關(guān)于舉辦第十屆“深發(fā)展杯”運動會的請示報告》，這類文件形式，其內(nèi)容既匯報了工作，又順便提出了請示或者一文數(shù)項請示，這種混合的形式，極易使上級機關(guān)理不出頭緒，處理了一件事情而耽誤了另外幾件事情。,1．把請示當作報告。就是把請求指示、批

48、準的請示當作了報告。如《關(guān)于申請購買電腦的報告》，指本部門根據(jù)工作需要，提出購買電腦的要求，請求上級予以批準，批準后方可執(zhí)行的事情。這類應(yīng)屬于請示，而行文實踐中有時恰恰使用了報告這一文種。,,《關(guān)于申請購買電腦的請示》,,《關(guān)于加強行員職業(yè)道德教育的報告》,60,請示與報告不分的原因,函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準。是公文中惟一的平行文。,（五） 函,5.1 函的含義,5.2 函的

49、特點,1）平等性和溝通性 函主要用于不相隸屬機關(guān)之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題，體現(xiàn)著雙方平等溝通的關(guān)系，這是其他所有的上行文和下行文所不具備的特點。2）靈活性和廣泛性 函對發(fā)文機關(guān)的資格要求很寬松，高層機關(guān)、基層單位；黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，均可發(fā)函。3）單一性和實用性 函的內(nèi)容必須單純，一份函只能寫一件事項。函不需要在原則、意義上進行過多的闡述，不重務(wù)虛

50、重務(wù)實。,5.3 函的分類,1）公函與便函 按性質(zhì)分。公函是正式的公文，有文件頭、有發(fā)文字號、有標題、有公章，嚴格按照公文格式撰寫制作。便函格式可以沒有文件頭，沒有發(fā)文字號，甚至可以沒有標題。但正文之后，要有機關(guān)署名、日期和公章。 2）發(fā)函和復(fù)函 按發(fā)文目的分。主動制發(fā)的函為發(fā)函，回復(fù)對方來函的函稱為復(fù)函。 3）商洽函、詢問函和請批函 按內(nèi)容、用途和目的分類，可分為

51、商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函。此外，還有通知事項的函、催辦事宜的函、轉(zhuǎn)送材料的函、邀請函、轉(zhuǎn)辦函，報送材料函等等。,5.4 函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法,公函由首部、正文和尾部三部分組成。1）首部 主要包括標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)三個項目內(nèi)容。 標題,公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。 發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代號、年號、順序號三個部分組成。

52、主送機關(guān)即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。,2)正文——其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)束語等部分組成。 開頭，主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)。 主體，主要說明致函事項。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求

53、批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。,結(jié)束語，一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié) 助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。,3）落款——一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。右下方方署上發(fā)文機關(guān)單位

54、名稱，寫明成文時間年、月、日，然后加蓋公章。（案例）,（六） 會議紀要,6.1 會議紀要的概念 會議紀要是一種記載、傳達會議基本情況或主要精神、議定事項等內(nèi)容的規(guī)定性公文。,6.2 會議紀要與會議記錄區(qū)別,從文體性質(zhì)上看，會議紀要是正式的公文文種，而會 議記錄只是會議情況的記錄，只是原始材料。 從內(nèi)容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議情況一一記錄來；而會議紀要有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內(nèi)容。

55、 從形成的過程和時間方面看，會議記錄是隨著會議的進行過程同步產(chǎn)生的，而會議紀要則要在會議后期、甚至?xí)h結(jié)束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成。,6.3 會議紀要的特點,1）紀實性 會議紀要是根據(jù)會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。2）概括性 會議紀要重點說明會議的主要參加者，基本議程，與會者有哪些主要觀點，最后達成了什么共識，形成了什么決定或決議。3）指導(dǎo)性 多數(shù)會議紀要具

56、有指導(dǎo)工作的作用。它要傳達會議情況、會議精神，要求與會單位和相關(guān)部門以此為依據(jù)展開工作，落實會議的議定事項。,6.4 會議紀要的分類,就性質(zhì)可分為辦公室會議紀要和專項會議紀要；就表述形式可分為決議式紀要，概述式紀要和記錄式紀要；根據(jù)內(nèi)容可分為決議性紀要和綜合性紀要。有人按會議類型分為辦公會紀要、專題會議紀要、經(jīng)驗交流會紀要、學(xué)術(shù)會議紀要等等。我們根據(jù)會議是否作出決定或決議，是交流為主還是研討為主，將會議紀要分為決策型紀要、交流型紀要、

57、研討型紀要三種類型。,6.4.1決策型紀要,以會議形成的決定、決議或者議定事項為主要內(nèi)容的會議紀要，稱為決策型紀要。其特點是指導(dǎo)性強，會議上確定的工作重點，對工作的步驟、方法和措施的安排，都要求與會單位共同遵守或執(zhí)行。 類似指示和安排工作的通知，只是發(fā)出的指導(dǎo)性意見不是由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作出的，而是由會議討論議定的。 這樣的會議紀要還常常會有一些工作分工，每個與會單位除完成共同任務(wù)之外，還要完成會

58、議確定自己承擔的那些工作。,6.4.2 交流型會議紀要,以思想溝通或情況交流為主要內(nèi)容的會議紀要，屬于交流性會議紀要。其主要特點是：以統(tǒng)一思想、達成原則共識或樹立學(xué)習(xí)榜樣為目的，而不布置具體工作，有明顯的思想引導(dǎo)性，但沒有明顯的工作指導(dǎo)性。,6.4.3 研討型會議紀要,這種會議紀要的鮮明特點是并不以共識和議定事項為主要內(nèi)容，而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況為主。研討會和學(xué)術(shù)討論會的紀要多是這種類型。,6.5 會議紀要的寫法,分標

59、題、正文、落款三部分。6.5.1會議紀要的標題和成文日期 標題一般由會議名稱和文種兩項構(gòu)成。也有采用一般公文標題寫法的，由主要內(nèi)容(事由)加文種組成。 會議紀要的成文日期一般加括號標寫于標題之下正中位置，以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。也有出現(xiàn)在正文之后的。,,6.5.2會議紀要的正文 會議紀要的正文分為前言、主體、結(jié)尾三大部分。 前言。

60、 概括交代會議的名稱、時間、地點、參加人、主持人、會期、形式等組織情況，說明主要議題，然后用“現(xiàn)將這次會議討論的主要問題綜述如下：”、“會議紀要如下： ”或“會議確定了如下事項：” ，轉(zhuǎn)入主體部分。,主體，是會議紀要的核心內(nèi)容，表達會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等。 決議型、交流型、研討型的會議紀要在主體部分的寫作上有較大

61、的不同。由于這部分內(nèi)容復(fù)雜，多數(shù)情況下都需要分條分項撰寫。不分條的，也多用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感。 寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地概述清楚。,結(jié)尾即會議紀要的結(jié)束語，一般是向收文單位提出希望、要求和號召等，有的會議紀要沒有結(jié)尾部分，在不影響全文結(jié)構(gòu)完整的前提下，主體內(nèi)容寫完，全文就結(jié)束。

62、 結(jié)尾處還可以對會議的情況作一些補充說明，如：會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業(yè)，促進建立現(xiàn)代企業(yè)制度；培育和發(fā)展市場體系；發(fā)展個體私營經(jīng)濟等方面工作進行了書面經(jīng)驗交流。,6.5.3 落款 包括署名和時間兩項內(nèi)容。署名只用于辦公室會議紀要，署上召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的全稱，下面寫上成文的年、月、日期，加蓋公章，一般會議紀要不署名，只寫成文時間，加蓋公章。

63、,78,第七章 總結(jié),7.1總結(jié)的特點、文種、格式規(guī)范7.2總結(jié)與計劃關(guān)系7.3總結(jié)的類型、基本結(jié)構(gòu)7.4總結(jié)的寫作技巧：三要訣※【案例分析與討論互動】：,定義：總結(jié)是在實施計劃或完成任務(wù)后，對已做工作進行概括及評估的文書。特點：1）回顧性；2）經(jīng)驗性；作用：下情上達和提高自身、積累經(jīng)驗。類型：根據(jù)行文目的的不同，分兩大類： 1）綜合性總結(jié)：關(guān)系全局的總結(jié)； 2）專題性總結(jié)：就一個方面、一項工作，甚至一個

64、問題進行總結(jié)。文種：屬于“陳述性公文”,79,7.1總結(jié)的特點、文種、格式規(guī)范,格式規(guī)范:a.標題:”事由+文種”即：“關(guān)于xxxx的總結(jié)”b.抬頭:上級單位名稱、c.正文：計劃（工作）完成情況和經(jīng)驗總結(jié)，存在問題及改進措施、建議。d.結(jié)束語:“特此報告！”e.落款:行文單位名稱、日期；,,7.2 總結(jié)與計劃的關(guān)系,80,XXX年度計劃---------,事前,事后,xxx總結(jié)完成情況：0000000000

65、成功經(jīng)驗：1.---2.---存在問題：A.----B.----建議（措施）：1.---2.---,指導(dǎo),計劃是工作之前擬定，用以指導(dǎo)工作；總結(jié)是工作之后，用以檢查總結(jié)計劃完成情況，執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，以便借鑒。,7.3總結(jié)的類型、基本結(jié)構(gòu),1）綜合性總結(jié)：關(guān)系全局的總結(jié)；2）專題性總結(jié)：就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結(jié)。,81,,五層內(nèi)容,,雙標題,82,三要訣:1）回顧要實事求是。2）經(jīng)驗教訓(xùn)要著眼

66、未來。3）綱目要清晰，文風(fēng)要平實。標題：常見有單行標題和雙行標題兩類。正文：兩種寫法A.“分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。B.“綱目帶動式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個層次之間是并列關(guān)系。,7.4 總結(jié)的寫作技巧,結(jié)語:,83,文書（商務(wù)公文），是團隊共同遵守的文字溝通模式，