辦公室管理--2015簡(jiǎn)答題

1、一、一、簡(jiǎn)答題：簡(jiǎn)答題：1、簡(jiǎn)述辦公室的主要特點(diǎn)。答：（1）輔助性，（2）綜合性，（3）服務(wù)性2、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善某”的理解。答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。（2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于領(lǐng)

2、導(dǎo)，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來?yè)p失，造成被動(dòng)。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。3、簡(jiǎn)述辦公設(shè)備使用規(guī)范。答：（1）必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。（2）必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任務(wù)人隨意使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意

3、每次使用的極限。（4）未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5OC到35OC，相對(duì)溫度為20%至85%，過低需用加溫器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。（6）如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。4、簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。答：（1）儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全；（2）儲(chǔ)藏需要的面積取決于單位的大??；（3）合理擺放。例如在柜中和儲(chǔ)藏室放置物品，必

4、須清楚地加標(biāo)簽，發(fā)迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等；（4）儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到；（5）辦公用品保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中；（6）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5、簡(jiǎn)述調(diào)查研究的三個(gè)階段及其主要任務(wù)。答：（1）準(zhǔn)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；（2）實(shí)施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集

5、整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；（3）完成階段，主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。6、簡(jiǎn)述辦公室督查工作的方式。答：（1）現(xiàn)場(chǎng)督查；（2）會(huì)議督查；（3）書面督查；（4）電話督查；（5）互聯(lián)網(wǎng)督查。7、簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。答：（1）辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。8、簡(jiǎn)述信訪工作中

6、網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。答：（1）定時(shí)打開信箱，及時(shí)處理電子郵件；（2）重要信訪，及時(shí)報(bào)請(qǐng)；（3）轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；（4）網(wǎng)絡(luò)保密，脫機(jī)閱讀。9、簡(jiǎn)述第三代時(shí)間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。答：（1）重要及緊急——必須立刻做。（2）緊急但不重要——在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。（3）重要但不緊急——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。（4）既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。10、簡(jiǎn)

7、要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉，增加“貼近度“；第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題；第三步，把握常用思維方法：模式化思維、對(duì)象化思維、辨證思維、散點(diǎn)思維、求同存異思維；第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。11、簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)求的“五步棋”。答：第一，因?yàn)槭裁凑?qǐng)求——對(duì)原因、目的進(jìn)行說明；請(qǐng)求；（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示

8、，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)求，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2、問題：陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？答：一、她的犯的一個(gè)錯(cuò)，分別是：（1）該問的沒有問（指對(duì)方情況，手套的需

9、要量）；（2）該記的沒有記錄（對(duì)的姓名、公司、電話號(hào)碼）；（3）該說的沒有說（沒有及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)）；（4）不該說的卻說了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)求）；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒有必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）。二、她在電話禮儀方面還犯了以下兩點(diǎn)錯(cuò)誤：（1）鈴響了沒有自報(bào)家門；（2）不等對(duì)方說完，就“啪“掛上電話。3、問題：（1）文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)做些什么？電話結(jié)束后又應(yīng)做些什么

10、？答：文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷電話應(yīng)該遵循“誰先打出誰先掛“的原則。丁秘書做錯(cuò)了。（2）假如你是丁秘書，針對(duì)朱磊第三次來電，你怎么說？答：丁秘書在朱磊第二次來電時(shí)，就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí)，丁秘書應(yīng)該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過，對(duì)你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會(huì)主動(dòng)與你聯(lián)系的。謝謝！“（3）文秘人員怎樣審查來電？上體做法怎樣？答：審查來

11、電時(shí)應(yīng)該詢問對(duì)方的姓名、單位、來電事由、回電號(hào)碼，然后請(qǐng)求上司是否想與對(duì)方通話。如上司同意通話，可打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對(duì)方。（4）文秘人員替上司審查來電時(shí)應(yīng)遵偱什么原則？答：在電話中應(yīng)既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕“，又不得在言語(yǔ)、行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方。4、問題：你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤？他應(yīng)該怎么做？答：（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧“，辦公室人員不能替上司做主；（2）接待來訪

12、者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；（3）對(duì)提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)給上司；（4）應(yīng)熱情，不能對(duì)來訪者冷嘲熱諷；（5）對(duì)言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。5、問題：你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？答：（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？“；（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機(jī)

13、開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下“；（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。6、問題：你認(rèn)為小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：（1）應(yīng)該搞清楚銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（2）打印好書面通知；（3）在3天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、