公文寫作知識2014新處

1、公文寫作知識2014.9,一、常用文種擬寫注意事項,二、公文寫作幾點注意事項,一、常用文種擬寫注意事項,《遼河油田公司公文處理暫行辦法》（中油遼字〔2012〕221號）規(guī)定油田公司的公文種類主要包括：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、紀要九個文種。,公文的定義：（一）決定： 適用于對重要事項做出決策和部署，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關單位

2、周知或者執(zhí)行的事項，轉發(fā)公文。（三）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況。（四）報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，請求備案，回復上級部門的詢問。,（五）請示：適用于向上級部門請求指示、批準。（六）批復：適用于答復下級單位的請示事項。（七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復審批事項。（九）紀要：適用于記載

3、會議主要情況和議定事項。,油田公司公文按行文方式有上行文、下行文、和平行文三種，根據(jù)行文目的、行文關系及行文權限選擇使用。油田公司公文一般由發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、抄送單位等部分組成。,一、常用文種擬寫注意事項,（一）通知 （二）請示（三）報告（四）批復 （五）函,,一般性通知會議通知印發(fā)類通知轉發(fā)類通知任免類通知,（一）、通知,通知的適用范圍：1．傳達要求下級

4、單位辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；２．印發(fā)規(guī)章制度、指導意見、工作計劃、實施方案等內(nèi)容的通知；３．轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；４．任免干部。,1、一般性通知,一般性通知（部署工作、管理措施、制訂政策）結構：1．“通知緣由” ＋“根據(jù)”＋“目的”，現(xiàn)就…問題通知如下：2．部署的工作、加強管理的措施、下達的政策逐項列出；3．提出進一步要求。,一般性通知擬寫注意事項,一般性通知擬寫注意事項,1．提出的工作要求，必

5、須切實可行，具有操作性，且屬下級單位能力及權限范圍內(nèi)的，忌要求大而空。2．報送材料及其他有時限要求的任務，需要寫具體日期及聯(lián)系人、聯(lián)系方式。3．一般事項性的通知，可以不用印發(fā)文件；重大事項的通知使用公司或部門文件形式印發(fā)。,2、會議通知,會議通知的寫作的要素一般有：1．引語：會議名稱、召開單位，然后“現(xiàn)將有關事項通知如下：”過渡到通知事項；2．事項部分：一般以標題形式寫明會議內(nèi)容、時間和地點（注意交代報到時間）、參會者準備事項等

6、；3．寫明聯(lián)系人和聯(lián)系方式（姓名、電話、傳真、電子郵 箱等）。必要時最好再附上《報名回執(zhí)單》，要求對方填寫參會者姓名、性別、職務/職稱、聯(lián)系電話（手機）、到達時間等。,會議通知模板,關于 ××××的通知 ××××： 為××××（目的主旨），根據(jù)×××

7、5;（依據(jù)），××××（主辦單位）決定于××年×月×日在××召開××××會議?，F(xiàn)將有關事項通知如下： 一、 會議時間、地點 二、會議內(nèi)容 三、參會人員 四、其它事項 如住宿、費用、接站問題、回執(zhí)于何時前傳真至×

8、××，以及其它需要提示的事項。 五、聯(lián)系人及電話 附件：1.參會名額分配表（或具體內(nèi)容安排） 2.參會人員回執(zhí),3、印發(fā)類通知,印發(fā)規(guī)章制度、實施意見、材料、工作計劃、活動方案等內(nèi)容的通知。模板一： 關于印發(fā)《×××》的通知××××:

9、 現(xiàn)將《××××》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。,3、印發(fā)類通知,模板二： 關于印發(fā)《××××》的通知××××: 為××××（目的主旨），根據(jù)××××（依據(jù)），特制定《××

10、5;×》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結合實際，認真貫徹執(zhí)行，并將有關要求通知如下： 一、×××××× 二、 ××××××,印發(fā)類通知注意事項,1、領導同志或部門負責人的講話，原則上在會上以會議文件印發(fā)，不以公司及部門文件、函件印發(fā)。2、不要將其它的法定文種以通知印發(fā)，如以通知印發(fā)通報、

11、直發(fā)性意見（關于進一步加強XX工作的意見）等。,4、轉發(fā)類通知,轉發(fā)類模板： 關于轉發(fā)《 ××××》的通知××××： 為××××（目的主旨），現(xiàn)將××（上級單位或有關主管單位名稱）《××××》（文號）轉發(fā)給

12、你們，請結合實際，認真貫徹執(zhí)行。 ××××××（具體貫徹意見）,轉發(fā)類通知注意事項,1、轉發(fā)上級部門文件，若有具體貫徹意見的，可以部門函件轉發(fā)；若無具體貫徹意見，則以白頭文件轉發(fā)即可。例如：關于轉發(fā)《關于推進集團公司軟件正版化應用的通知》的通知(油遼信發(fā)〔2013〕4號》關于轉發(fā)《國務院國資委領導同志批示事項通知》的通知,轉發(fā)類通知注意事項,2、轉發(fā)類通知標

13、題較復雜時，需簡化標題，可對轉發(fā)文件內(nèi)容進行概括。錯誤：關于轉發(fā)國務院國資委《關于轉發(fā)〈財政部關于2004年×××工作有關問題的通知〉通知》的通知正確：中國石油天然氣集團公司關于轉發(fā)財政部有關做好2004年×××工作等文件的通知,5、任免類通知（黨委）,任免類通知一般模板： 關于×××等××名同志職務任免的通知

14、××××： 根據(jù)工作需要，經(jīng)研究，決定： ×××任××× ×××任××× 免去×××的××××（職務）。　　特此通知。,5、任免類通知（行政）,任免類通

15、知一般模板： 關于×××等××人職務聘免的通知××××： 根據(jù)工作需要，經(jīng)研究， ×××決定，聘任： ×××為××× ×××為×&

16、#215;× ×××的××××（職務）。 免去×××原職務。　　特此通知。,(二）、請示,請示的適用范圍：1．超出本部門、本單位批準權限，請求上級 單位批準、審定的事項；2．下級單位、部門在工作中遇到新情況、新問題，請求上級單位解決或協(xié)助解決困難；3．對上級政策、規(guī)定中不明確或工作中遇到

17、的難以把握、拿不準的問題，請求上級指示、需上級明確答復的。,請示的基本結構,1．引語簡要概括請示什么問題，即 提出請示的原因或根據(jù)，寫明請示什么問題，為什么請示，力求簡潔凝煉。然后用“現(xiàn)將有關情況及請示事項報告如下”、“請示如下”等承啟下文，其后多用冒號。2．主體（1）為什么請示（基本情況、原因、依據(jù)、理由、可行性、必要性）。（2）請求批準的具體事項。即要求批準、答復或具體解決的問題和事情。3．結束語一般用“妥否，請批示?！?/p>

18、作結束語。,擬寫請示的注意事項,1．不得越級“請示”和“報告”。2．“請示”、“報告”等上行文件，原則上主送一個上級機關，不得多頭主送，也不得抄送下級單位。3．不得以本機關名義向上級機關負責人報送“請示”或“報告”等公文。如因上級機關負責人直接交辦、確需主送上級機關負責人的，以便函形式報送，文件落款處由單位負責人親筆簽字，不加蓋單位印章。,擬寫請示的注意事項,4．請示的事項要具體明確，同時還要提出本單位的處理意見，表明本單位對請示事

19、項的傾向性，請上級單位批復時參考。,擬寫請示的注意事項,5．陳述請示 的原因和理由時，理由應充分，應盡可能聯(lián)系全局說明請示事項的迫切性、重要性和必要性。6．應準確把握請示的行文語氣，做到語氣委婉、言辭懇切。7．應規(guī)范請示的結束語。請示的規(guī)范結束語為“妥否，請批示?！钡?。注意“否”后不用“？”號，“示”后不用“！”號。,（三）報告,報告的適用范圍：1．按照上級單位部署或工作計劃，完成每一項任務，一般要向上級單位報告；2．向上級單位

20、反映工作中的情況；3．回答上級單位的詢問；4．按照上級單位要求報送有關文字材料。,報告的基本結構,1．引語。報告的緣由和目的，即為什么寫，是為了讓上級掌握情況，還是為了答復上級機關提出的問題。要直截了當，集中概括，并用“現(xiàn)將有關情況報告如下”之類的話承啟下文。2．主體：即報告的具體內(nèi)容。注意要以反映情況為主，要注意層次。3．結束語 ：一般用“特此報告”作結束語。,擬寫報告應注意的事項,1．“報告”與“請示”不可混用。2．不得在

21、“報告”等非請示性公文中夾帶請示事項。報告中若涉及請示事項，應另行用請示行文，與報告嚴格分開。3． 應規(guī)范報告的結束語。 報告的規(guī)范結束語為“特此報告。”不使用“特此報告，請批示（指示、批復）。”,請示與報告的區(qū)別,（四）批復,批復的適用范圍：批復是與請示相對，應用于答復下級機關請示事項的下行文種。,批復的特點,1．權威性：一經(jīng)批復，對請示的下級單位有直接約束力。2．被動性：專門用于答復下級請示事項，先有上報的請示，后有下發(fā)的批復

22、，一來一往，被動行文。3．針對性：必須針對下級機關的請示而發(fā)。明確、簡潔，以利下級單位執(zhí)行。4．鮮明性：對于所批復的問題，態(tài)度必須明朗，同意或不同意，或不完全同意，不能模棱兩可。,批復擬寫注意事項,1．應態(tài)度鮮明，語氣肯定，文字精煉，言簡意賅。同意性批復勿需說明理由，往往對落實批復內(nèi)容提一些原則性要求，應明晰、簡潔；不同意的批復，需闡述理由、原因，但要簡明扼要。對報請審批規(guī)劃、方案類的批復，在原則同意的同時，對需要注意的問題加以

23、強調(diào)。,批復擬寫注意事項,２．“批復”和“通知”不可混用。３．擬寫批復標題時，不要寫成《關于的批復》。正確：關于XXX問題的批復。４．要寫明針對什么請示作出的批復。５．引用下屬單位的請示，除引用標題外，還需引用文號。,（五）函,函的適用范圍1.不相隸屬機關之間商談公務、接洽工作、詢問事情、征求意見、催辦事務。2.向歸口管理部門請求對某一事項予以批準也可以使用函。函分為：申請函、商洽函、答復函、詢問函、告知函5種。,函的基本結

24、構,1.引語，提出發(fā)函的依據(jù)、緣由與背景，即為什么要發(fā)函。如 “商洽函”開端部分要提出商洽問題的原因。2.主體，是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。一函一事，行文要直陳其事，把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。3.結束語，根據(jù)不同的事項，選擇運用不同的結束語，如：特此函詢、請予復函、特此函告、特此函復等。,擬寫函注意事項,1.行文要直陳事項、言簡意明。2.用語謙和，講究分寸。3.一函一事，突出中心。4.有的放矢，及時準確。

25、5.函是正式公文的文種，必須行文鄭重。,二、公文寫作幾點注意事項,（一）行文應當“確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性”。確定行文時，首先要明確行文的目的和作用，有的放矢，有針對性。同時要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，對工作越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。,（二）要正確選用文種。1．應嚴格按照文件內(nèi)容和行文關系選用公文文種。行文關系應根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。注意把握：是否符合本單位職責定位，行文方式是否恰

26、當。2．要有“法定”文種概念，不能生造文種。,（三）公文標題要準確反映公文內(nèi)容。公文標題一般構成形式：（發(fā)文機關）+“關于”+事由+“的”+文種。注意把握幾點：1. 要切題、簡明、醒目、得體；2. 盡量避免省略；盡量不要拆詞；3. 不能省略文種； 4. 除法規(guī)性文件外，一般不使用標點符號。禁止使用逗號、分號、冒號、句號、感嘆號等。,標題中使用標點符號的特殊情況：1．標題中出現(xiàn)縮略語以及具有特定含義的詞語時，用引號。

27、如：×××關于開展“六五”普法教育活動的通知 關于×××廠“2·20”重大事故的通報2．標題中某一部分需要注釋或者說明時，用括號。 如：關于印發(fā)《中國石油天然氣集團公司財務管理辦法（試行）》的通知,3．標題中出現(xiàn)規(guī)章制度、書名、報刊名時，用書名號。 如：關于印發(fā)《遼河油田公司會議管理辦法》的通知4．標題中事由部分出現(xiàn)多個機關、人名等并列時，每

28、個機關名稱、人名之間應用頓號分開，不使用空格。（新國標規(guī)定）如：關于×××、×××職務任免的通知5．正文中需要引用其他文件時，先引用文件名再引用發(fā)文字號如：為規(guī)范會務管理，按照《關于印發(fā)〈遼河油田公司會議管理辦法〉的通知》（中油遼字〔2014〕X號）要求，…..,多行標題排列為（梯 ）形或（ 菱 ）形，不采用（ 長方 ）形或（ 沙漏 ）型。如：　關于印

29、發(fā)《歡喜嶺公用事業(yè)處2014年健康安全環(huán)保工作計劃》的通知或：關于印發(fā)《歡喜嶺公用事業(yè)處2014年　　　健康安全環(huán)保工作計劃》的通知不采用：關于印發(fā)《歡喜嶺公用事業(yè)處　　　　　　2014年健康安全環(huán)　　　　　　　保工作計劃》　　　　　　　　的通知,（四）公文語言文字要規(guī)范準確。1．字、詞、標點、語句要準確；2．計量單位應符合有關標準；3．數(shù)字、層次序數(shù)等要規(guī)范；4．邏輯結構合理，重點突出。,舉例說明,1、涉及股

30、權劃轉、工商注冊變更等事項的文件，企業(yè)名稱必須以營業(yè)執(zhí)照上的名稱為準，并要認真、反復核對。錯誤：北京天然氣管道 浙江油氣田 油公司 歡公用 物業(yè)科正確：中石油北京天然氣管道有限公司 浙江油氣田分公司 遼河油田公司 歡喜嶺公用事業(yè)處 市政物業(yè)管理科,2、單位名稱要一致，簡稱要規(guī)范。歡喜嶺公用事業(yè)處——歡公用——歡事業(yè)——事業(yè)處歡喜嶺公用事業(yè)處（以下簡稱事業(yè)處）,3、時間表述要具體公文

31、中時間表述要具體準確，如“2012年”、“1995年”，不能使用“去年”、“今年”、“昨天”等模糊的寫法。年份不能簡寫，不能寫成“96年”，應為“1996年”。在表達某個時代，如“80年代”時，前面應有“××世紀”作限制，即“20世紀80年代”。,4、文號引用要規(guī)范有序。引用公文應先引文件標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號用圓括號括上。錯誤：根據(jù)信息函[2011]X號《關于加強信息安全工作的通知》的要求，我院×

32、;×正確：根據(jù)《關于加強信息安全工作的通知》（信息函〔2011〕X號）的要求，我院××,5、用詞要準確錯誤：截止×× ××年底正確：截至×× ××年底錯誤：截至到×× ××年底正確：截止到×× ××年底,易出錯、用錯、輸錯詞語,常見的標

33、點符號有16種，分點號和標號兩大類,標點符號,標點符號使用注意事項,連接號連接號形式有短橫線“-”、一字線“—”浪紋線“～”。取消了原有的二字線。,標點符號使用注意事項,標示下列情況，均使用短橫線1.化合物的名稱或表格、插圖的編號。3-戊酮、表2-82.連接號碼，包括門牌號、電話號碼，以及用阿拉伯數(shù)字表示年月日等。010-59983265、2013-02-11,標點符號使用注意事項,標示下列情況，均使用短橫線3.在復合名詞

34、中起連接作用。吐魯番-哈密盆地、川中高石梯-磨溪4.某些產(chǎn)品的名稱和型號。泥漿泵組F-1600HL、殲-10,標點符號使用注意事項,標示下列各種情況，一般用一字線，有時也用浪紋線。1.標示相關項目（如時間、地域等）的起止。2013年5月10日—12日、蘭州—鄭州2.標示數(shù)值范圍（由阿拉伯數(shù)字或漢字構成）的起止。浪紋線用于標示數(shù)值范圍時，在不引起歧義的情況下，前一數(shù)值附加符號或計量單位可省略。5千克~30千克、20~35g，

35、第二～五課,標點符號使用注意事項,間隔號一般用 · 標示相關聯(lián)成分之間的分界。如《沁園春· 雪》、《天凈沙· 秋思》“一二 ·九”運動、“3 ·15”消費者權益日,標點符號使用注意事項,書名號標示書名、卷名、文件名等，有雙書名號《 》和單書名號〈 〉括號標示文中的注釋內(nèi)容，補充說明等語句，有圓括號（ ）、方括號[ ]、六角括號〔 〕等如：根據(jù)歡喜嶺公用事業(yè)處《關于印

36、發(fā)〈 2014年安全工作計劃 〉 的通知》（油歡事發(fā)〔2014〕1號）,計量單位,公文中計量單位的用法應當符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分）。如面積，可選用平方米、公頃、平方公里等計量單位，不能使用畝、平方英尺等非法定計量單位。,數(shù)字用法,選用阿拉伯數(shù)字1.用于計量的數(shù)字。63%～98%、50︰502.用于編號的數(shù)字。101國道、PH-3000型計算機3.已定型的含阿拉伯數(shù)字的詞語。3G手機、MP3播

37、放器、6·2事故,數(shù)字用法,選用漢字數(shù)字1.概數(shù)三四個月、幾萬分之一2.已定型的含漢字數(shù)字的詞語五省一市、一方面、一·二八事變,數(shù)字用法,3.選用阿拉伯數(shù)字與漢字數(shù)字均可如果表達計量或編號所需要用到的數(shù)字個數(shù)不多，選擇漢字還是阿拉伯數(shù)字在書寫的簡潔性和辨識清晰性方面沒有明顯差異時，兩種形式均可使用。2號樓（二號樓）、3倍（三倍）、4個月（四個月）、90周年（九十周年）要求文中統(tǒng)一即可,數(shù)字用法,突出簡

38、潔醒目，使用阿拉伯數(shù)字 突出莊重典雅，使用漢字數(shù)字 4.公文成文日期的機關署名一般用3號方正仿宋字體標注，成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標注全稱，月、日不編虛位。如：2014年8月29日　不采用：14年08月29日,5.公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色。單一機關行文時，一般在成文日期之上，以成文時期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章頂端應當上距正文（或附件說明）

39、一行之內(nèi)?！　　　　　　　　　　　趧尤耸驴啤　　　　　　　　?014年8月29日,公文層次,標題為方正小標宋體2號字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布主送機關為3號方正仿宋字，編排于標題下空一行位置，居左頂格公文首頁必須顯示正文，用3號方正仿宋字，編排于主送機關下一行，每個自然段左空二字,正文用3號字，文中結構層次序數(shù)依次用一、 （一） 1. （1） ①一般第一層用方正黑體字，第二層用方

40、正楷體字，第三層和第四層用方正仿宋字標注，如有需要重點強調(diào)的部分，可以加黑。,A4紙：長×寬=297×210 版心：長×寬=225×156(單位：mm),公文格式,,26,28,156,35,37,35,單位：mm,信函格式,26,28,170,版心位置較文件式公文有所下移,4,30,20,單位：mm,,紅色雙線（上粗下細）,紅色雙線（上細下粗）,,,版頭,主體,版記,,000001機密★1