秘書學(xué) 配ppt秘書學(xué)

1、秘書秘書秘書是國(guó)家工作人員（或稱公務(wù)員）眾多職務(wù)中的一種，是為領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性、輔助性服務(wù)的公務(wù)人員，是以文字、調(diào)研、組織、協(xié)調(diào)等能力為手段、圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行工作的智力勞動(dòng)者，是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀。秘書的工作內(nèi)容：秘書的工作內(nèi)容：1事務(wù)辦理2中介溝通3文書工作4信息工作5參謀輔助6會(huì)務(wù)操辦7綜合協(xié)調(diào)8督促檢查日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）接待事務(wù)（來(lái)訪接待、安排服務(wù)等）會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排

2、、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等）行政事務(wù)信訪事務(wù)（群眾的來(lái)信來(lái)訪或顧客的投訴處理等）調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）寫作事務(wù)（各種文體的寫作）協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況）其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)一秘書工作的主要內(nèi)容二作用作用1樞紐作用：2參謀作用3信息傳遞作用4協(xié)調(diào)作用5形象作用三秘書工作的總體特征秘

3、書工作的總體特征是“輔助決策、綜合服務(wù)”；四基本原則基本原則“第一要保密，第二要準(zhǔn)確，第三要迅速”五會(huì)議籌備會(huì)議籌備議程安排1會(huì)議應(yīng)發(fā)資料2會(huì)議記錄安排3幻燈或錄影設(shè)備4會(huì)議預(yù)訂6制作來(lái)賓名冊(cè)7紀(jì)念品的制作與發(fā)放8預(yù)訂回程票辦公環(huán)境的管理原則辦公環(huán)境的管理原則方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。辦公室的布局與布置辦公室的布局與布置（1）布局①封閉式布局。②開放式布局。C封與開結(jié)合布置要點(diǎn)營(yíng)造一個(gè)安靜的工作環(huán)境；保證良好的采光、照明條件；合理

4、安排座位；力求整齊、清潔。日程安排的基本要求日程安排的基本要求（1）統(tǒng)籌兼顧（2）安排規(guī)范（3）效率原則（4）突出重點(diǎn)（5）留有余地（6）適當(dāng)保密（7）事先同意接打電話的原則與要求接打電話的原則與要求1表達(dá)規(guī)范、正確2禮貌熱情，語(yǔ)氣清晰和婉3語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、高效保密4注意時(shí)間秘書的能力要求秘書的能力要求寫作能力口頭表達(dá)能力聽知能力閱讀概括能力社交活動(dòng)能力協(xié)調(diào)能力觀察分析能力應(yīng)變能力設(shè)備操作能力秘書的素質(zhì)秘書的素質(zhì)1.誠(chéng)實(shí)誠(chéng)實(shí)所謂誠(chéng)實(shí)，就是說(shuō)老

5、實(shí)話，辦老實(shí)事，做老實(shí)人。當(dāng)然，作為白領(lǐng)都需要誠(chéng)實(shí)，但為什么對(duì)于秘書這一點(diǎn)需要特別強(qiáng)調(diào)呢？比如，你把客人說(shuō)的“下午14點(diǎn)來(lái)拜訪”聽成“下午4點(diǎn)來(lái)拜訪”，工作中出現(xiàn)了差錯(cuò)，就應(yīng)該實(shí)事求是地向上司認(rèn)錯(cuò)，不是掩蓋事實(shí)，或者往他人身上推以逃避自己的責(zé)任；另外，有些人為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實(shí)的真相，不如實(shí)及時(shí)地向上司匯報(bào)，從而給上司的決策造成失誤。所以，對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，誠(chéng)實(shí)是最重要的素質(zhì)。給上司當(dāng)秘書必須聰明，否則他不會(huì)真正地信任你。

6、但是，秘書必須明白，雖然每個(gè)上司都有他犯糊涂的時(shí)候，但上司很少有弱智的，跟他玩聰明耍心眼，最終結(jié)果往往是搬起石頭砸自己的腳。所以，對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，如果少些小聰明，可能是一樣好事。2.2.認(rèn)真認(rèn)真在企業(yè)，每一個(gè)人都要“認(rèn)真”工作，這是理所當(dāng)然，做到“認(rèn)真”二字也是很普通的要求，但是，從另一個(gè)意義上來(lái)說(shuō)也是很困難的。特別是對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)，誰(shuí)沒(méi)有配合。如果你不謙遜，不僅得不到各部門的支持，反而到處有人給你使絆，讓你寸步難行。5.5.忍耐忍耐由于

7、市場(chǎng)競(jìng)選越來(lái)越激烈，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的壓力也越來(lái)越大，因此，他們?cè)诠ぷ髦谐霈F(xiàn)不順也是常有的事。一旦工作出現(xiàn)挫折，他們就有可能要找個(gè)目標(biāo)發(fā)泄心中的焦慮。自然而然，秘書就是公司領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)泄的最佳對(duì)象，因?yàn)橐皇前l(fā)泄方便，二是發(fā)泄后的代價(jià)很小，幾乎可以說(shuō)是“free”。所以，秘書要有忍耐精神。日常工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種情況，比方說(shuō)，秘書為上司約好了到某公司會(huì)談的時(shí)間，但因?qū)Ψ脚R時(shí)有變，讓上司空跑了一趟，這本來(lái)不是秘書的責(zé)任，但上司心里窩火，于是他就有可能

8、給秘書一些臉色看。有些女秘書容易情緒化，一聽到批評(píng)，特別是錯(cuò)誤的批評(píng)，當(dāng)著上司的面，馬上就淚如泉涌，嚎啕大哭。對(duì)于上司來(lái)說(shuō)，他可能會(huì)動(dòng)惻隱之心，當(dāng)時(shí)不會(huì)再多說(shuō)什么，但是從內(nèi)心來(lái)講，他可能會(huì)更看不起這種嬌氣的作風(fēng)。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，出現(xiàn)這種情況更加可怕。當(dāng)秘書首先必須有很強(qiáng)的心理承受能力。受了委屈之后就要想開一點(diǎn)。所謂想開一點(diǎn)，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀樂(lè)，他也有需要發(fā)泄的時(shí)候，他不朝你這個(gè)當(dāng)秘書的發(fā)泄，朝誰(shuí)發(fā)泄6.6.開朗開朗有

9、許多上司把“性格是否開朗”當(dāng)作選擇秘書的第一個(gè)條件。一個(gè)開朗的秘書，能感染整個(gè)辦公室的氣氛，給所有的人帶來(lái)愉悅，提高工作效率。要做到開朗，你就一定要熱愛生活。秘書一方面要勤奮地工作，另一方面在衣著打扮上要嚴(yán)格地自我控制。那么，難道是要求秘書過(guò)著象中世紀(jì)的清教徒一樣的生活嗎？不！事實(shí)恰恰相反，它要求每一個(gè)秘書盡情地享受現(xiàn)代社會(huì)的各種精神文明和物質(zhì)文明，使自己業(yè)余生活變得豐富起來(lái)，從而對(duì)工作保持一種永不衰竭的熱情。有些秘書看上去挺忙，一天到

10、晚忙忙呼呼，走路也象帶著一陣風(fēng)似的，但是，由于這種人在生活里不會(huì)自我調(diào)節(jié)，精神上從不放松，所以他們辦事，老是事半功倍，甚至根本沒(méi)有什么效率。這種人不僅自己工作干不好，而且由于他們辦事咋咋呼呼的，極容易影響周圍同事的工作情緒。所以在那些年齡偏高的上司看來(lái)，這種毛手毛腳簡(jiǎn)直是一種不能容忍的粗野。秘書處于公司管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊，事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使她們的心理經(jīng)常處于高度緊張狀態(tài)。如果不能及時(shí)加以調(diào)整，久而久之就會(huì)造成心理失調(diào)

11、，出現(xiàn)包括缺乏自信心、失敗感、愧疚感以及相互交織的不安和憂慮的精神狀態(tài)，所以，秘書最忌諱的就是不會(huì)自我放松。7.7.自信自信有些人以為只有領(lǐng)導(dǎo)需要自信，秘書需要的只是理解和執(zhí)行，其實(shí)，秘書同樣需要自信！確實(shí)有些秘書，特別是女秘書，她們唯唯是諾，默默無(wú)聞，沒(méi)有什么個(gè)性，上司說(shuō)一，她就不會(huì)說(shuō)是二；上司說(shuō)是馬，她就不會(huì)說(shuō)是鹿。但是，在實(shí)際工作中需要秘書非常自信！隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人身上的責(zé)任和壓力也越來(lái)越大。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)

12、身上的責(zé)任和壓力越大，他們對(duì)秘書的期望值自然也就越來(lái)越高。因此，秘書也一樣地面臨著時(shí)代越來(lái)越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)！面對(duì)這種挑戰(zhàn)，如果沒(méi)有自信，秘書會(huì)變成什么樣子呢？只有充滿自信，才能開啟主觀能動(dòng)性的閘門；只有充滿自信，才能發(fā)動(dòng)聰明才智的馬達(dá)。有了主觀能動(dòng)性和聰明才智，有什么樣的挑戰(zhàn)不能戰(zhàn)勝可以說(shuō)，一個(gè)優(yōu)秀的秘書，比一般的白領(lǐng)更需要有自信。當(dāng)然，秘書的自信，大多不是掛在嘴上，而是化作了行動(dòng)；秘書的自信，很少顯在臉上，而是滲進(jìn)了骨頭里；一個(gè)優(yōu)秀的秘書