文件控制管理制度

1、編號(hào)： BSY-RR(2015)-02 題目： 文件控制管理制度 文件控制管理制度批準(zhǔn)/日期 發(fā)布部門 RSXZ 頁數(shù) 1/5審核/日期 生效日期 2015 年 5 月 1 日起草/日期 新版本號(hào) V1.0 原版本號(hào) ? 文件控制管理制度 文件控制管理制度1 目的 目的建立一套統(tǒng)一的文件管理體系，對(duì)文件、資料的編寫、統(tǒng)計(jì)、發(fā)放、更改、保管和報(bào)廢等過程進(jìn)行有效控制，從而指導(dǎo)系統(tǒng)相關(guān)人

2、員按照正確的規(guī)程作業(yè)，促進(jìn)整個(gè)管理體系的順利運(yùn)作。本管理制度依據(jù) GBT/19001:2008-ISO9001:2008 制訂。2 適用范圍 適用范圍適用于本單位質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表格、圖標(biāo)及經(jīng)識(shí)別的外來文件管理。3 定義 定義3.1 質(zhì)量手冊(cè)：本規(guī)定本組織質(zhì)量管理體系的文件。3.2 程序文件：含有為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)和過程所規(guī)定程序的文件。3.3 作業(yè)指導(dǎo)書：為協(xié)助程序文件達(dá)成所推展制訂的指引文件。3.

3、4 表格：為證明系統(tǒng)執(zhí)行有效之記錄。3.5 外來文件：非本單位制訂，但直接支持質(zhì)量管理體系的文件。3.6 受控文件：按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)，并能保證收回的文件。3.7 非受控文件：所有作為參考使用的文件，并不受發(fā)放、更新及作廢等控制。4 工作程序 工作程序4.1 文件分類、編號(hào)方法公司規(guī)章制度和管理文件的編號(hào)格式為：BSY (-DN)-TT(YYYY)-XX(FOO)DN：大寫英文字母，部門代號(hào)，如該制度是公司級(jí)文件，適用于公司全體人

4、員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào)，表示該制度由部門內(nèi)部使用。各部門分配代碼：工程管理部 GC、計(jì)劃財(cái)務(wù)部 CW、人事行政部 RS；TT：大寫英文字母，文件類型； 受控文件 受控文件Subject 編號(hào)： BSY -RR(2015)-02題目文件控制管理制度 文件控制管理制度頁數(shù) 3/54.4.2 發(fā)文字號(hào)編訂方法：發(fā)文類別 發(fā)文類別 公司層制度、行文 公司層制度、行文 人事行政部通知

5、 人事行政部通知 備注 備注發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)XX 發(fā)字 XX 年第【XXX】號(hào)XX 行字 XX 年第【XXX】號(hào)XXX 表示文件流水號(hào)4.4.3 文件修改必須由原編訂、審核、批準(zhǔn)部門重新審核、批準(zhǔn)發(fā)布。對(duì)受控文件應(yīng)建立《文件修訂記錄表》 ，并注明修訂詳細(xì)情況。4.4.4 新文件發(fā)放時(shí)，發(fā)文部門必須同時(shí)收回原作廢文件，經(jīng)管理者代表同意銷毀或加蓋“作廢”章保存。4.4.5 企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文、文件接收均應(yīng)填寫相關(guān)記錄表，對(duì)外行文需要接收方填

6、寫《文件接收登記表》 ，并做好存檔。5 公司各文件保管及保密第一責(zé)任人如下： 公司各文件保管及保密第一責(zé)任人如下：工程項(xiàng)目資料：項(xiàng)目經(jīng)理 財(cái)務(wù)詳細(xì)資料：財(cái)務(wù)經(jīng)理人事檔案資料：人事行政經(jīng)理 行政文檔資料：行政助理6 文件管理方法 文件管理方法6.1 設(shè)置文件柜（或資料柜）分區(qū)域、分類別保存。6.2 資料夾外側(cè)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱，資料夾內(nèi)首頁應(yīng)有目錄，各種資料均應(yīng)編號(hào)，統(tǒng)一使用電腦 A4 紙張，并

7、有凸出標(biāo)貼，以利查找。6.3 目錄上應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、文件名稱、文件類型、文件編號(hào)、合同金額等顯著信息。及時(shí)更新資料目錄，保證電子稿與資料夾內(nèi)目錄內(nèi)容一致，便于查找。6.4 一般文件按年度分類，工程資料等可按項(xiàng)目分類，確保分類清晰。6.5 加強(qiáng)對(duì)資料原件的保管，在目錄中注明原件及復(fù)印件份數(shù)。6.6 文檔借閱，要及時(shí)登記，過期未還的，要主動(dòng)要回并存檔。7 對(duì)外行文要求 對(duì)外行文要求7.1 公司對(duì)內(nèi)外行文須統(tǒng)一格式。請(qǐng)示、匯報(bào)、決定、申請(qǐng)、