加強采購成本管理的探討_以華北制藥集團為例

1、《管理世界》（月刊）２００６年第９期未來的市場競爭不僅表現為單個企業(yè)之間的競爭，而更多地是表現為企業(yè)的產業(yè)價值鏈之間的競爭，企業(yè)必須與上下游企業(yè)建立產品鏈的戰(zhàn)略合作關系，將經營活動延伸為一體化的產品價值鏈進行控制優(yōu)化，才能達到最終產品的優(yōu)化組合，使產品鏈上的各環(huán)節(jié)達到雙贏的目的。采購的成本管理就是其中重要的一個環(huán)節(jié)。采購管理是動態(tài)的、高度復雜的，其中包含了信息、產品和資金在供應鏈各組織之間的流動，供應鏈的每個組織環(huán)節(jié)執(zhí)行不同的流程，與供

2、應鏈的其他組織相互作用，共同完成采購過程，構成了企業(yè)采購成本。在未來的市場競爭中，卓越的企業(yè)采購成本管理將在激烈市場競爭中起到決定性的作用。所以，供應鏈與采購成本管理，是現代企業(yè)的核心競爭力之所在。（一）加強采購成本管理的思路在日益激烈的市場競爭條件下，企業(yè)應將采購部門視為企業(yè)戰(zhàn)略目標的對外實施部門，采購部門要從單純的職能部門和單一的被動性采購，發(fā)展到與供應商建立戰(zhàn)略合作關系，通過完善采購成本管理，達到從源頭控制成本的目的，提高企業(yè)的核

3、心競爭力。１確立采購方針。要求根據公司年度方針目標，分解制定采購方針。建立起上游企業(yè)與我們利益均沾、風險共擔的供應鏈結構，各個企業(yè)都成為鏈條中緊密聯結的環(huán)節(jié)，共同面對激烈的市場競爭；以最低的成本、最好的質量為采購目標，不斷優(yōu)化供應體系，持續(xù)改進、提高采購過程，為公司的產品開發(fā)與生產做出貢獻。２落實企業(yè)戰(zhàn)略中采購方針目標。將外部供應商虛擬為企業(yè)的組成部分，使之圍繞核心企業(yè)的戰(zhàn)略目標運營。對本企業(yè)戰(zhàn)略目標、采購方針層層分解，落實到所有相關業(yè)

4、務員并傳達到供應商，通過與供應商的溝通，取得他們的理解和支持，共同完成方針目標。同時，建立和完善供應商績效考核機制，每月制定任務分解及完成情況匯總；實現采購工作事前控制，集思廣益，收集各方面的信息，制定最佳采購方案；在供應商之間引入競爭機制，采取主要物料均選擇兩家以上供應商的采購原則。３按照ＩＳＯ９０００、ＧＭＰ、ＦＤＡ等體系的要求運作，與外向型經濟接軌。對供應商的管理也要參照ＩＳＯ９０００、ＳＡ８０００等體系的要求，符合相應的規(guī)范，做

5、到供應鏈參與國際競爭，共同應對挑戰(zhàn)。如建立對重要物料的供應商的評價體系；制定接收、檢驗、處理物料的ＳＯＰ；對重要物料的供應商必須通過質量部門組織的質量體系審核，并從合格供應商名單中選擇兩家以上進行采購；按照質量部門確認的標準采購。４建立以訂單推動信息流、物流、資金流的供應鏈信息管理系統(tǒng)，與供應商分享企業(yè)的生產計劃，實現供應商與核心企業(yè)同步運作。（二）華北制藥集團對采購成本的管理控制１修改、建全相關的規(guī)章制度和文件，完善供應商管理體系。采

6、購體系由管理架構及相應的文件、制度組成，是進行供應鏈管理的基石，作為對企業(yè)采購人員行為及對供應商管理的指導和約束，它主要包括采購方針、戰(zhàn)略、計劃與目標以及同采購工作管理、采購運作相關的規(guī)章制度與工作程序等。由此著手建立并完善適應新的市場運行機制下的采購計劃管理、供應商選擇評價管理、內部及與供應商之間的信息溝通管理等重要采購管理文件，確立與之相關的各種規(guī)章制度，使管理有章可循。２對供應商實行分級管理體系，物料分類采購。目前，華北制藥集團對

7、采購物料按其對產品質量的影響程度和使用資金額度的比重，分為重要物料和一般物料。對大宗、價值較高的重要物料實行集中采購，通過招標、集體決策，獲得規(guī)模效益，降低采購和物流成本，同時易于穩(wěn)定與供應商的關系。對小批量、價值低、市場資源有保證的一般物料實行分散采購，作為集中采購的有效補充，通過零庫存和ＪＩＴ采購，能夠減少庫存占用和資金占用。對重要物料的供應商進行重點管理和控制，包括建立供應商檔案，每年進行供應商業(yè)績評價；通過招標、競標，尋找到有實

8、力的供應商，進一步開發(fā)物料供應市場；通過對新老供應商進行現場審核，了解供應商優(yōu)缺點、控制供應過程、促進供應商改善，完善質量保證體系，是降低經營風險、保障持續(xù)供應的重要依據。對重要物料供應商建立并管理供應商關系。將供應商分成不同的種類如戰(zhàn)略型、優(yōu)先型及商業(yè)型等進行管理；對價值比例高、產品質量要求高，同時又只能依靠個別供應商的戰(zhàn)略物資，如丁醇、醋酸等石化產品的供應商建立戰(zhàn)略型關系。對價值比例較高但容易從不同的供應商處購得的物資，包括化工、包

9、裝材料等的供應商根據以往的產品質量、送貨及時程度、技術規(guī)模、信譽等的業(yè)績考核情況，選擇出優(yōu)秀供應商，建立優(yōu)先型供應關系，在供貨量、技術指導等方面予以優(yōu)惠，由于數量僅２０％的重要物資占據了采購價值的８０％，它們的采購成本控制與降低對公司的整體成本就顯得十分重要，同時利于企業(yè)對供應商的產品質量進行控制，實現雙贏。３實行績效考核和激勵機制，督促供應商持續(xù)改進。量化供應商考核指標，對供應商的生產能力、質量體系、服務意識和經營環(huán)境幾方面綜合考評。

10、同時，確定合理的評價方法，體現公平、一致原則，給與優(yōu)良供應商進貨數量、招標價格、付款等方面不同程度的優(yōu)惠，提高供應商合作的積極性和穩(wěn)定性，從合作中體現雙贏機制的好處。４建立供應鏈信息傳遞框架，加強與供應商的溝通，完善供應鏈的管理，建立互利互惠的戰(zhàn)略合作伙伴關系。信息共享是實現供應鏈管理的基礎。供應鏈的協調運行建立在各個節(jié)點企業(yè)高質量的信息傳遞與共享的基礎之上，有效的供應鏈管理離不開信息技術系統(tǒng)提供可靠的支持。從改變原有的企業(yè)信息系統(tǒng)結構

11、，建立面向供應鏈管理的新的企業(yè)信息系統(tǒng)入手，這是實施供應鏈管理的前提和保證。企業(yè)不僅要整合內部信息、知識資源，轉變個人、部門加強采購成本管理的探討———以華北制藥集團為例高虹１４９－－知識為企業(yè)的知識，也要在供應鏈內部共享生產計劃信息，是對市場形成快速反應，積極調整生產品種的同時實現準時制采購（ＪＩＴ）的必要條件。５協助供應商降低成本，提高質量，以最低的成本采購最優(yōu)質的產品。通過對供應商多年篩選和采購價格的比較，目前集團各制藥企業(yè)相同品

12、種的采購價格趨于同一化，制藥企業(yè)供應商微利經營，制藥企業(yè)要贏得市場競爭，不僅依靠企業(yè)自身管理提高，也要帶動整個供應鏈成本的降低。企業(yè)依靠自己信息、技術優(yōu)勢，通過供應鏈內部的協調，幫助供應商降低采購、制造成本，提升產品質量等方式，充分挖掘第一利潤源，提高核心競爭力，實現共同發(fā)展，而不是以犧牲供應商利益，來實現短期自身利益的最大化。６充分利用供應商的能力，縮短產品開發(fā)與生產周期。組織供應商參與產品開發(fā)過程，即將供應商按不同的種類讓他們以不同

13、的角色、在不同的程度上參與產品開發(fā)。７發(fā)揮集團公司戰(zhàn)略采購優(yōu)勢，運用現代競爭理論、招標理論，實行集中招標。一是信息部門密切關注同行業(yè)市場價格，了解相關動態(tài)，建立同行業(yè)價格信息庫及準供應商價格信息庫，搜集有價值的市場信息，定期出具《信息簡報》，以便市場價格發(fā)生變化時及時反應，達到細化比價采購，有效控制采購成本目的。二是招標形式多樣化，采用專業(yè)性公開招標方式，達到本企業(yè)在同行業(yè)競爭中處于有利地位目的。與供應商積極協商，用戰(zhàn)略伙伴關系、長遠發(fā)

14、展觀點說服供應商讓利，在化工原料整體市場價格上漲情況下，成功阻滯多數化工原料價格上漲，部分品種甚至做到價格下降。三是整合集團內部資源，大宗物料實行集中招標分權采購。做到集中使用資金，以較少占用獲取最大經濟效益。集中招標利用了集團采購量大的優(yōu)勢：供應商考慮到集團采購量，下調供貨價格；共享了供應商資源，使每個公司都可以獲得最低的報價。通過吸引新供應商，較大的降低了價格；促進生產工藝改進，使用低價替代品。（三）業(yè)務流程規(guī)范化、制度化是降低采購

15、成本的重要手段１規(guī)范業(yè)務流程，采購管理由人本主義管理改為分段化管理。規(guī)范業(yè)務流程，細分信息、計劃、采購、結算的職責界面，明確各自責任，使采購價格內部透明化，各職能部門之間既分工協作，又互相制約，避免業(yè)務工作中暗箱操作，從而提高工作效率，制約環(huán)節(jié)中的疏漏。用料計劃是貫穿整個供應采購過程的主線。在應用信息化技術的基礎上，用料計劃到達計劃部門以后，由計劃部門匯總用量，平衡倉庫庫存后提出采購預案，交信息部門、采購部門等共同參加的討論會上通過，形

16、成正式采購計劃，采購部門依據采購計劃向供應商下達采購訂單。采購資金的分配由采購部門匯總各業(yè)務人員建議，提出資金分配預案，預案經財務部門采購資金管理程序審核通過后形成正式采購資金分配方案，結算人員按正式采購資金分配方案辦理相關付款手續(xù)并付與供應商。分段管理流程具有以下優(yōu)點：（１）采購管理由原有人本主義管理改為分段化管理，提高業(yè)務流程透明度，加強各業(yè)務階段過程考核，提高各部門積極性，提高采購效率。（２）計劃部門負責制定作為業(yè)務采購主線的采購

17、計劃，但是不直接對供應商下達業(yè)務訂單，并且通過信息部門及計劃討論會加強對采購計劃制定的考核；采購人員對采購計劃制定提出參考意見，負責與供應商發(fā)生主要業(yè)務往來，其業(yè)務往來依據———采購計劃，由計劃部門制定；使采購工作制度化、程序化，避免人為因素發(fā)生，預防了暗箱操作。（３）結算人員負責按照資金分配方案與供應商發(fā)生資金往來，但資金分配方案由計劃部門及采購部門按相應管理程序制定，確保了資金的有效使用。（４）信息部門對采購工作進行事前指導，并對采

18、購過程進行事中控制及事后的監(jiān)督考核，保證采購流程的規(guī)范運行。２采購過程實行制度化管理。首先，執(zhí)行采購計劃上會討論制度，集思廣益，達到對采購工作進行事前控制目的。每個采購區(qū)間內，由計劃部門負責召集，紀檢部門、采購部門、信息部門等共同參加計劃討論會，用集體智慧決定各品種采購方案，形成采購計劃。其次，執(zhí)行采購工作總結分析制度，定期組織采購情況專題匯報會，總結業(yè)務工作中得與失，從而有效控制采購成本。由信息部門負責匯出主要品種價格走勢分析圖，并預

19、測下階段價格走勢，從而達到把握市場脈搏，有效降低采購成本。第三，采購資金分配按照《供應采購資金管理程序》執(zhí)行，采用上會討論制度。２００５年我公司通過合理分配有限的采購資金，實現采購資金的付出效益，用長遠發(fā)展觀點及戰(zhàn)略伙伴關系與部分急于回款供應商協商，一次性付清對方貨款，但是對方須讓利８％～１０％作為相應商務付款折扣，折扣部分對方不再索要，直接進入公司利潤。經統(tǒng)計，２００５年度僅輔料一項，共計為公司實現折扣利潤２００萬元。第四，執(zhí)行費用專

20、人考核審查制度，選擇最經濟的運輸方式。２００５年以前，由于火車運輸易出現碎瓶問題，我公司模制瓶運輸一直采用汽車運輸方式，進入２００５年，我公司經過周密調查分析，針對火車運輸各個環(huán)節(jié)加強控制，使碎瓶問題得以合理解決，模制瓶運輸也由汽車運輸改為火車運輸，模制瓶汽運運費為２３３１元／萬支，火車運輸為７元／萬支，按年度采購量６１億支計算，僅此一項，年度運輸費用就節(jié)約９９５萬元，從而達到有效控制成本目的。３應用現代庫存控制先進方法，促進采購決策科

21、學化、定量化。建立庫存控制制度，制定各品種最低儲備、最高儲備、正常儲備量，有效控制儲備資金占用，提高資金使用效率。利用庫存控制策略，有效降低成本，對漲價品種更要重點控制。這樣操作，一方面加大了采購的責任風險，另一方面也要求計劃及采購人員工作必須更加細致，精心安排，做到對貨源心中有數，才能保證生產正常進行。我公司在２００４年下半年，丁醇、丙酮、醋酸、乙醇庫存最低分別達到４５噸、１５噸、３０噸、２５噸。按以往正常來講，丁醇、丙酮、醋酸、乙醇

22、庫存應分別在４００噸、２００噸、３００噸、１５０噸左右，如果在２００４年下半年，丁醇達到正常庫存，至少成本上漲４７萬元，同理，丙酮達到正常庫存，至少成本上漲５５萬元；醋酸達到正常庫存，至少成本上漲４５萬元；乙醇達到正常庫存，至少成本上漲１０萬元。換句話講，利用庫存控制策略，在２００４年下半年采購過程中，使得公司采購成本至少少漲１５７萬元，這也就相當于多降低采購成本１５７萬元。這是運用先進管理方法的一次有益嘗試。（作者單位：華北制藥集團）