會議服務(wù)與管理課件

1、項目二 會議服務(wù)與管理,一,籌備期間服務(wù),二,會議期間服務(wù),三,其他服務(wù),四,會議結(jié)束的服務(wù),掌握：會議籌備期間服務(wù)的主要內(nèi)容；會議接待應(yīng)具備的基本素質(zhì)與禮儀，會議信息通報的概念與方式理解：會議的基本概念與會議主題特征；會議附設(shè)展覽會與商業(yè)性展覽會的區(qū)別。,,學(xué)習(xí)目標(biāo),2,1.會議的基本概念,2.確定會議主題的重要意義,3.會議主題的特征,5.會議主題的目標(biāo),任務(wù)一 會議籌備期間的服務(wù),4.如何確定會議的主題,,（一）會議定義

2、,,,,,項目二任務(wù)一一、會議主題的確定,會議是一種目的性很強的社交活動，它是在特定的時間地點，圍繞某一特定主題和議題展開討論，最終與會者達(dá)成共識，并遵循一定的規(guī)則而展開的活動。,,4,補充：達(dá)成共識,點明困難所在,發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法,衡量問題的輕重緩急,想出新點子,評議新點子,確定行動綱領(lǐng),補充：《羅伯特議事規(guī)則 （美國國會開會規(guī)則） 》,同時只能有一個議題：一旦一個提議被提出來以后，它就是當(dāng)前唯一可以討論的議

3、題，必須先把它解決了，或者經(jīng)表決同意把它先擱置了，然后才能提下一個提議。意見相左的雙方應(yīng)輪流得到發(fā)言權(quán)：辯論的時候有人請求發(fā)言，主席應(yīng)該先問他持的是哪一方的觀點，如果其觀點與上一位發(fā)言人相反，那么他有優(yōu)先權(quán)（比如有若干人同時要求發(fā)言）。主席必須請反方表決：必須進(jìn)行正、反兩方分別的表決，缺一不可。不可以正方表決后，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)達(dá)到表決額度的要求，就認(rèn)為沒有必要再請反對方表決。反對人身攻擊：必須制止脫離議題本身的人身攻擊。禁止辱罵或譏諷的

4、語言。辯論必須圍繞當(dāng)前待決議題：如果發(fā)言人的言論顯得與議題無關(guān)，而且其他與會成員已表現(xiàn)出了對此的反感（如噓聲）資料來源：http://baike.baidu.com/link?url=jyaIE3wamDIMZpjgTMAW5OdZrsfe6DCiNmKANCfVtCgQ-pzV8v3XlFecKqUURnRlcy4F2a1Y75EansVWsNnEJp3onzMJWnrLg8OdabsGRvpnNSRFrYTClGsAhTH7v

5、RnAASSS2J8wFd14JwyrOd44nGkeMRNkfgkMSOD0Ib_i9gC,6,項目二 任務(wù)一一、會議主題的確定（二）確定會議主題的重要意義,項目二 任務(wù)一一、會議主題的確定,會議主題,會議議題,會議議題,會議議題,會議議題,,項目二 任務(wù)一二、會議籌備機構(gòu)的組織形式（一）會議籌備機構(gòu)的組織架構(gòu)（國際學(xué)術(shù)會議為例）,會議申辦最高組織形式；定計劃、編預(yù)算、籌資、匯報,檢查監(jiān)督指導(dǎo),專業(yè)活動：主

6、題；內(nèi)容；日程等,匯報：工作進(jìn)度文件制作,籌備專業(yè)具體活動：內(nèi)容；日程；論文集；參觀等,發(fā)布公告及收集反饋；會場及設(shè)備準(zhǔn)備；與會人員資料準(zhǔn)備；注冊,項目二 任務(wù)一三、會議籌備期間服務(wù)的主要內(nèi)容（一）會議籌備階段,,01,成立會議籌備工作組,,03,預(yù)算；籌資；財務(wù)管理,,05,收集與會名單，發(fā)放材料,,02,場所日期，考察現(xiàn)場，策劃布置,,04,會議相關(guān)材料,,06,訂飯店；考察，價格洽談，簽約,項目二 任務(wù)一三、會議籌備期間

7、服務(wù)的主要內(nèi)容（二）會前準(zhǔn)備階段,,07,召開籌備會議，督促,,09,重要與會人員接待安排,,11,網(wǎng)頁設(shè)計,,08,邀嘉賓、主持人、特約報告人,,10,統(tǒng)計與會人數(shù)、購置禮品，禮儀,,12,檢查、驗收、確認(rèn)酒店預(yù)定等,項目二 任務(wù)一三、會議籌備期間服務(wù)的主要內(nèi)容（二）會前準(zhǔn)備階段,（一）禮品的選擇 1.高檔型 2.特產(chǎn)型 3.實用型（二）選擇禮品的禁忌（三）注重包裝（四）禮品的發(fā)放,項目二 任務(wù)一四、會議

8、禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放,,一,注冊服務(wù),二,三,嘉賓、特約報告人服務(wù),接待禮儀,現(xiàn)場服務(wù),四,食宿服務(wù),五,,項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù),項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)一、會議注冊服務(wù),（一）注冊臺的搭建地點：一般大堂搭建：標(biāo)準(zhǔn)展位、特裝展位引導(dǎo)標(biāo)志醒目（二）注冊材料的準(zhǔn)備胸卡、通訊錄、會議資料等（三）注冊時間安排,項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)一、會議注冊服務(wù),（四）注冊人員安排熟悉會議及注冊工作的相關(guān)事

9、宜熱情、樂于助人了解會議日程及相關(guān)場所位置財務(wù)人員，繳費與發(fā)票聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)人員（五）注冊服務(wù)的主要內(nèi)容發(fā)放資料、紀(jì)念品；收集整理與會人員信息；安排房間；費用及發(fā)票；咨詢服務(wù)；向秘書處通報信息；與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)或溝通,,,,,,,（一）對會議嘉賓服務(wù),提升會議的影響力一對一 專人接待服務(wù)安保及管理服務(wù),（二）對特約報告人的服務(wù),國外，提前6個月邀請；國內(nèi)，提前3個月邀請勞務(wù)費滿意度，會議成功的重要因素,項目二 任務(wù)二

10、會議期間的服務(wù)二、對會議嘉賓和特約報告人的服務(wù),項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)三、會議接待禮儀,（一）會議接待人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)1. 熱忱的服務(wù)態(tài)度 2. 要具備良好的服務(wù)能力 3. 要有敬業(yè)精神 4. 具有正確使用自己服務(wù)權(quán)力的能力（二）會議接待禮儀的基本規(guī)范 （三）做好會議服務(wù)的細(xì)節(jié),項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)四、會議現(xiàn)場服務(wù),項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)四、會議現(xiàn)場服務(wù),項目二 任務(wù)

11、二 會議期間的服務(wù)四、會議現(xiàn)場服務(wù),項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)四、會議現(xiàn)場服務(wù),項目二 任務(wù)二 會議期間的服務(wù)四、會議現(xiàn)場服務(wù),（二）參加者的位置（三）會議現(xiàn)場布置 1. 會場整體布置 2. 主席臺的布置 3. 賓客姓名標(biāo)簽的擺放 4. 投影、擴音設(shè)備的安裝與調(diào)試 5. 會場花飾的布置（四）會議現(xiàn)場引導(dǎo)咨詢服務(wù)（五）會議現(xiàn)場秩序維持服務(wù),項目