如何進行有效的文字溝通

1、,進入重要提醒,如何進行有效的文字溝通,技法概要,文字溝通分析,模擬訓(xùn)練,,,,文書溝通,,進入學(xué)習(xí)目的,如果你寫不出來，你也別指望你能說得好！文字溝通并沒有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過程可能是漫長的。與其說你在訓(xùn)練寫作技能，不如說你在培養(yǎng)正確的寫作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會發(fā)現(xiàn)，這個模版本身就是溝通的阻礙。,公眾溝通---文書溝通,,通過對目前的期望的文字溝通效果

2、，確認改善的領(lǐng)域通過掌握有效的文字溝通技能，獲取更好的效果。培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能,學(xué)習(xí)目的,進入文字溝通分析,公眾溝通---文書溝通,,進入明確目的,文書溝通—文字溝通分析,三個問題一、文字溝通的類型？二、有效文字溝通的特點？三、文字溝通首要重點？,信涵、備忘錄、報告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計劃、討論文件,A。傳達必要的，精確的信息。B。文字的表述對特定的情況應(yīng)是恰如其分的。,,,,進入寫作

3、過程,文書溝通—文字溝通分析,明確目的------我想利用這份文書做什么？,傳遞信息,下達指示,解釋事情,事后補遺,? ? ? ?,,,? ? ? ?,

4、,,制定語氣和修辭策略,,進入示例練習(xí),,寫作過程,寫完后重讀,修改文書，大膽刪減,一口氣寫完,整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容,,,,,檢查細節(jié)，確認無誤，,要與不要,?目的要明確?信息要全面?行文要簡短?使用短句?強調(diào)最重要的?段落分明?總結(jié)和結(jié)論?盡量生動,?隨意開始?寫寫停停?被動句?雙重否定?長句?無關(guān)信息?錯別字?過長,文書溝通—文字溝通分析,,進入本練習(xí)review和結(jié)論,親愛的先生/女士：

5、 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……,劉云端先生，您好： 這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。 你曾表示過貴公司對安裝新

6、型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。 期待您的回音，并期望很快能和您會面。 此致 敬禮 比爾蓋茨 2002年10月1日,練習(xí)目標：判別兩封信的高下，并說明原因（10分鐘）形式：團隊討論、形成理

7、由、代表陳述。（3分鐘）,文書溝通—文字溝通分析,,進入技法概要,文書溝通—文字溝通分析,親愛的先生/女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……,劉云端先生，您好：

8、這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。 你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會讓您滿意的。 期待您的回音，并期望很快能和您會面。 此致 敬禮 比爾蓋茨

9、2002年10月1日,寫信者不原費神查明聯(lián)系人,,,語意含糊,,語法錯誤與錯別字,,無關(guān)信息,,文書過長,,說明寫信原因,,暗示下一步應(yīng)采取的行動,知道此信發(fā)給誰,,,表明積極的態(tài)度,,只寫了一頁,表達不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯別字和標點錯誤，廢話連篇。,內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡明扼要，切中要害，。,判別兩封信的高下，并說明原因,,進入環(huán)節(jié)要點,文書溝通—技法概要,掌握寫作過程中每個環(huán)節(jié)的要點掌握三種文字類型的特點和寫作方式,,進入三

10、種類型,文書溝通—技法概要,寫完后重讀,修改文書，大膽刪減,一口氣寫完,整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容,,,,,檢查細節(jié)，確認無誤,重溫寫作過程,?準備準備再準備,目標:who,what,why提綱：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求,?寫作,?檢查,,,,,肯定、否定、指示,,,刪減:無關(guān)信息、大幅度注意錯誤：語法、拼寫、描述細節(jié)：標點、日期、稱謂,,進入技法概要總結(jié)表,文書溝通—技法概要,肯定同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好消

11、息。,直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。然后解釋這個好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問。用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。,否定對要求的一種否定，或者是一個壞消息。,開始以自然漸進的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進行暗示，使之有思想準備。給出壞消息，要清楚、準確。不能使人產(chǎn)生誤解。用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。,指示指示他人進行某項工作，開展某些活

12、動，同意你的見解或提供你的信息等。,開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。表述事實，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵克服困難，盡快完成任務(wù)。,,進入模擬練習(xí),文書溝通—技法概要,1．    寫作準備階段： 思考：寫給誰？寫什么？為什么？提綱：主要點，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點的位置，去掉無關(guān)信息。,3． 檢查① 是否表述準確。②

13、是否有不適當(dāng)?shù)拿枋?。?有否文法、文字上的錯誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容,2．寫作過程文字溝通有三種主要類型：①      肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②      否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

14、0;     指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵克服困難，盡早完成工作。,,進入創(chuàng)建文字溝通分析表,文書溝通—模擬練習(xí),溝通聯(lián)絡(luò)卡,創(chuàng)建文字溝通分析表,一封拒絕的信,,進入一封拒絕的信（釘書機）,文字溝通分析表,填寫時，把精力集中在最常用的文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習(xí)時至少填寫三個主要受信人，現(xiàn)實工作中要

15、填寫所有的。用10分鐘獨自填寫。,填寫完畢后用5分鐘在組內(nèi)交換該分析表，可以討論,問題：填完表后，你發(fā)現(xiàn)了什么？交換表后，你又發(fā)現(xiàn)了什么？,模擬練習(xí)—文字溝通分析表,,進入研討,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,練習(xí)背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來信，他提出脫產(chǎn)進修的要求，（內(nèi)容見后） 而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。請每個人用10分鐘寫完這封信。（請注意“準備、寫作和檢查”三步驟）,尊敬的主管： 您好，我是

16、質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。 我先后多次參加過公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對我的工作很有幫助，使我深刻認識到知識對工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個西格瑪”管理的進修班，為期2個月，脫產(chǎn)進行。原因如下：“6個西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識已經(jīng)陳舊，需要更新?，F(xiàn)在學(xué)習(xí)儲備一些專業(yè)知識，可以有利于將來工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限

17、于我們的能力，都沒有舉辦。這個為期2個月的進修班是省計委舉辦的，質(zhì)量高，費用低，機會難得。綜上所述，希望您能夠批準我的請求。 此致 敬禮 王海賓

18、 2002年10月9日,,進入陳述紙樣板,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,研討（20分鐘）兩人一組，互讀信件。每個人獨自閱讀所發(fā)資料，按要求填“分析表” 。10分鐘團隊內(nèi)依次傳閱每個人所寫的信件，討論并分別挑選出一封寫得最合適的，和一封相對最不合適的信。（注意上一步“分析表”中的意見）5分鐘團隊將這

19、兩封信的分析表COPY到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評價。（陳述紙樣板見后） 5分鐘,,進入“一封拒絕的信” review,,,654321,<5 <8 …… …… <22個字的句子 …..,模擬練習(xí)—一封拒絕的信,陳述紙樣板,,進入溝通聯(lián)絡(luò)卡練習(xí),模擬練習(xí)—一封拒絕的信,討論問題：團隊是怎樣依次傳閱信件的？兩封信是如何推舉出來的？每封信都和對應(yīng)的“分析表”在一起嗎？

20、還是已經(jīng)混亂地分開？你看到別人對自己信的“分析表”了嗎？你發(fā)現(xiàn)了什么？你覺得自己寫的這封信可以怎樣改進？,,進入review“信息分析表”,模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡,規(guī)則：1、所有組得到一個相同的完整的拼圖結(jié)果圖形。2、每組得到一些圖片，這些圖片是以相同的裁剪方式，從3個相同的結(jié)果圖形中裁剪出來的，無序混合后，分成三組分發(fā)。因此不保證每個組得到的圖片剛好能拼出結(jié)果圖形，因為圖形可能重疊和短缺。（我們要克服的困難之一，就是通過溝通理順

21、重疊和短缺）3、小組內(nèi)可以自由口頭交流，小組間只能通過“溝通聯(lián)絡(luò)卡”交流。4、每組選一名傳送員，永遠不能說話，不能指導(dǎo)拼圖，只負責(zé)傳遞信息和圖片，并觀察溝通效果，以便討論時用。5、圖片可以在組間轉(zhuǎn)移，遵循以下原則A：可以根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)移任何圖片，也可向其他小組申請圖片 B：每小組桌上至少保留3塊圖片。7、每組桌上只準有紙和筆8、不得把圖片集中向一個小組轉(zhuǎn)移，因為日常工作中

22、，不可能由一個群體擔(dān)任全部任務(wù)。9、三個小組有5分鐘（另計）統(tǒng)一準備時間，然后開始彼此隔離地工作。10、三個小組全部完成拼圖時算成功！,目標：通過溝通聯(lián)絡(luò)卡完成分組拼圖 30（分鐘）,,進入總結(jié)和思考,模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡,1、每個小組對收到的一些典型的聯(lián)絡(luò)卡進行分析，完成下表 10分鐘,,進入章節(jié)回顧,模擬練習(xí)—溝通聯(lián)絡(luò)卡,文字溝通的障礙是什么？應(yīng)該如何進行有效的文字溝通？應(yīng)該改善哪方面的溝通技巧？總結(jié)本組的經(jīng)驗、見解