公文培訓(xùn)課件公文管理與寫作規(guī)范

1、中國聯(lián)通廣東省分公司綜合部2014年9月25日,,1,公文管理與寫作規(guī)范培訓(xùn),2,（一）公文辦理時效管理,廣州市分公司,深圳市分公司,東莞市分公司,中山市分公司,揭陽市分公司,茂名市分公司,2013年度中國聯(lián)通廣東省分公司公文處理先進(jìn)單位,表揚先進(jìn),江門市分公司,,先進(jìn)單位,佛山市分公司,3,（一）公文辦理時效管理,2013年度中國聯(lián)通廣東省分公司優(yōu)秀公文,表揚先進(jìn),4,,,,5,（一）公文辦理時效管理,三、公文管理工作要求,201

2、3年公文辦理時效考核指標(biāo),公文辦理時效管控關(guān)鍵： （1）辦理時間管控；（2）公文辦理環(huán)節(jié)的長短管控。,1.各市分公司、省公司各部門（中心）公文流轉(zhuǎn)及時率的考核目標(biāo)值為95%，實際完成值低于目標(biāo)值的，每低1%扣0.5分。,2.單份公文處理時間超出規(guī)定時限兩倍（含兩倍）以上的，每份公文扣0.2分。,3.兩項扣分按孰重原則處理。,計算公式：部門公文流轉(zhuǎn)及時率＝部門在時限內(nèi)辦理公文的文件數(shù)／部門辦理的總公文數(shù)×100％。,

3、6,（一）公文辦理時效管理,三、公文管理工作要求,特急,應(yīng)即收即辦，要求辦理部門1個工作日內(nèi)辦理完畢。,急件,要求在3個工作日內(nèi)辦理完畢。,一般,要求在10個工作日內(nèi)辦理完畢。,特急,應(yīng)即收即辦，要求1個工作日內(nèi)辦理完畢。,急件,要求在2個工作日內(nèi)辦理完畢。,一般,要求在3個工作日內(nèi)辦理完畢。,公司收文的各部門辦理環(huán)節(jié),公司發(fā)文、部門發(fā)文、工作簽報的部門會簽環(huán)節(jié),公文辦理時效考核,7,（二）各市分公司“硬傷”公文的退文管理,1.省公司

4、綜合部對各市分公司報送至廣東省分公司正式公文的公文質(zhì)量予以審核，對各市分公司有“硬傷”的公文予以退文并實施扣分，公文如存在一項以上的問題將按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)累計扣分。凡被“退文”的市分公司需對公文修改后再重新上報，省公司綜合部對有“硬傷”的公文不予收文辦理。,2.對各市分公司如無特殊原因，未按廣東省分公司公文要求“按時報送”公文的，由廣東省分公司承辦部門報綜合部登記后并經(jīng)核實后備案。,3.省公司綜合部將于每月20日前通報各市分公司上月的退文率及

5、扣分情況。全年報送公文未被扣分的，評為“中國聯(lián)通廣東省分公司報送公文無差錯單位”。,一、公文管理內(nèi)容,8,（二）各市分公司“硬傷”公文的退文管理,公文“硬傷”是指明顯文字錯誤，姓名、單位名稱有誤，附件說明與附件實際名稱不一致，引用文件內(nèi)容有誤，清稿后出現(xiàn)新的錯誤，數(shù)字或數(shù)字單位有誤等。,1.越級行文：扣2分2.文種使用不準(zhǔn)確：扣1分：3.主送、抄送單位不正確：扣1分4.引文不規(guī)范：扣1分5.附件問題：扣1分6.明顯的文字性錯誤

6、：扣1分7.格式不規(guī)范：扣1分8.標(biāo)點符號、數(shù)字用法不規(guī)范：扣1分,9.主旨不清，影響公文辦理效率：扣2分（由廣東省公司承辦部門提出）10.無特殊原因，未按要求“按時報送”公文：扣1 分（由廣東省公司承辦部門提出）,公文扣分標(biāo)準(zhǔn)：,一、公文管理內(nèi)容,9,（三）省公司部門公文質(zhì)量的管控,下一步工作計劃：1.對部門發(fā)起的公司文件的退稿率納入統(tǒng)計并按季度通報；2.對部門秘書及各分公司文件管理員實施資格認(rèn)證考核。,三、公文管理內(nèi)容,開

7、始時間,2013年2月1日,實施對象,省公司各部門（中心）,實施目標(biāo),提高省公司本部部門公文的公文質(zhì)量,10,（四）市分公司請示類公文月滿意度測評機(jī)制,時間安排：1.各市分公司于次月的第6個工作日17:30前以郵件形式將問卷報送至省公司綜合部。2.省公司綜合部于次月的第7個工作日17:30前將問卷以郵件形式發(fā)送至省公司相關(guān)部門。3.省公司相關(guān)部門于次月的第9個工作日17:30前將反饋情況報送至省公司綜合部。4.省公司綜合部于次月

8、的第10個工作日17:30前將請示類公文的經(jīng)辦情況郵件反饋至相關(guān)分公司。,一、公文管理內(nèi)容,分公司評價內(nèi)容,服務(wù)態(tài)度、響應(yīng)時效、辦理效果,省公司反饋內(nèi)容,請示類公文的辦理情況（包括：是否已批復(fù)、計劃批復(fù)時間、辦理進(jìn)度及經(jīng)辦人的姓名、聯(lián)系方式）,11,( 五）精簡文件數(shù)量 實行指標(biāo)管理,1.部門函: 根據(jù)上一年實際使用情況，設(shè)定本年度部門發(fā)文指標(biāo)總數(shù)，并適用于部門在職責(zé)范圍內(nèi)部署重要工作、通報重要情況。,2.公司發(fā)文:指標(biāo)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)同部門函

9、，嚴(yán)格控制發(fā)文范圍，只用于部署經(jīng)公司班子會研究安排的重要工作通知或三重一大決策性工作部署。,3.工作簡報: 自2014年起控制簡報數(shù)量，各部門年初提交當(dāng)年需印發(fā)的工作簡報主題，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱同意可擬發(fā)，形式為月度或季度性常態(tài)工作通報，主要用于印發(fā)各部門（中心）專項工作情況通報、簡報、公司領(lǐng)導(dǎo)講話。,4.部門便函:自2014年起納入指標(biāo)管理，用于部門事務(wù)性、日常性、時效性較強(qiáng)的工作，不編號、不歸檔。,一、公文管理內(nèi)容,請示、報告、公司

10、函及印發(fā)的管理辦法、管理規(guī)范類等制度類文件不納入指標(biāo)管理。,12,（六）部門機(jī)構(gòu)、人員調(diào)整時公文管理要求,1.部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。,2.部門撤銷時，需要歸檔的公文在整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。,3.新設(shè)立的單位應(yīng)當(dāng)向本級公文處理主管單位提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)構(gòu)合并或撤銷時，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。,4.工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。,一、公文管理內(nèi)容,1

11、3,,,,14,（一）行文規(guī)則的6個“不得”,二、公文規(guī)范及處理要求,1.公司各部門之間不得聯(lián)合行文。,4.不得在“報告”等非請示性公文中夾帶請示事項。,2.廣東省分公司部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致時，一律不得各自行文。,3.廣東省分公司部門不得以本部門名義對廣東省聯(lián)通以外的單位行文，也不得與任何外單位聯(lián)合行文。,5.向上級單位行文，不得抄送主送單位的下級單位及個人。,6.除上級單位領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位領(lǐng)導(dǎo)個人

12、報送公文，也不得以個人名義向上級單位報送公文。,15,（二）發(fā)文辦理的4個“不允許”,1.不允許用“公司通知”主送至各市分公司或廣東省分公司部門以外的單位。,4.不允許用“部門函”或“部門便函”召集分公司參加會議。,2.除人事文件外，不允許用部門函或部門便函批復(fù)事項，必須用公司發(fā)文的“批復(fù)”文種。,3.不允許用“部門函”或“部門便函”印發(fā)公司的規(guī)章制度。,二、公文規(guī)范及處理要求,16,（三）收文辦理的5個“注意”,2.經(jīng)辦部門如對分派至

13、本部辦理的公文，認(rèn)為不屬于本部門職權(quán)范圍、不宜由本部門辦理的、不應(yīng)由本部門主辦的或者需增加協(xié)辦部門的，須及時主動和綜合部聯(lián)系說明理由達(dá)成一致意見后才返還文件。,3.公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請廣東省分公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。,1．OA系統(tǒng)現(xiàn)可實現(xiàn)由省公司經(jīng)辦部門將省公司的公司收文直接轉(zhuǎn)發(fā)至各市分公司，請各市分公司注意加強(qiáng)該類型公文的收

14、文辦理管理工作。,4.經(jīng)辦部門注意督辦文件的時效管理，督辦文件的督辦回復(fù)可以用郵件完成。,5.如需查詢公文辦理情況，請注意不要委托外單位人員辦理。,二、公文規(guī)范及處理要求,17,(四）發(fā)文嚴(yán)格執(zhí)行“五個不發(fā)”,1.對上級普發(fā)性文件沒有新的貫徹要求的，不再發(fā)文。,2.已開會部署并明確工作任務(wù)的，不再發(fā)文。,4.未經(jīng)協(xié)調(diào)或未取得一致意見的，不再發(fā)文。,5.措施不實、文字不準(zhǔn)、沒有實際內(nèi)容的，不再發(fā)文。,二、公文規(guī)范及處理要求,3.能通過當(dāng)面

15、協(xié)商或郵件、部門便函形式溝通落實的，不再發(fā)文。,18,（五）公文審核的6個重點,2.主送、抄送單位是否適當(dāng)，單位名稱、人名、地名、數(shù)字、計量單位、引文是否準(zhǔn)確，附件是否遺漏。,3.公文的密級確定是否準(zhǔn)確、緊急程度的劃分是否從實際需要出發(fā)。,1．文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。,4. 審核正文內(nèi)容：通觀全篇結(jié)構(gòu)段落、序號、符號是否有誤，首尾是否呼應(yīng)，結(jié)束語是否準(zhǔn)確，附件說明是否添加。,5.審核正文與管理界面的對應(yīng)關(guān)系：標(biāo)題

16、、文種、附件名稱,二、公文規(guī)范及處理要求,19,（六）公文印制前的3個“復(fù)核”,1.審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。,2.發(fā)文形式是否正確（公司發(fā)文/部門函/部門便函/會議通知/工作簽報）。,二、公文規(guī)范及處理要求,3.公文文種是否正確（注：向上級單位報送公文，不需批復(fù)的公文文種為“報告”，需批復(fù)的公文文種為“請示”）。,20,目錄,,,,1.份號：6位3號仿宋阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。（

17、1）份號是公文印制份數(shù)的序號。（2）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。,21,（一）公文版頭的格式要求,2. 密級和保密期限:3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。（1）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”和保密期限。（2）涉及企業(yè)商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“聯(lián)通普通商密”、“聯(lián)通核心商密”和保密期限。,3. 緊急程度:3號黑體字，頂格編排在版心左上角

18、。（1）根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”，傳真電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（2）緊急程度的劃分要從實際需要出發(fā)。,三、公文格式及常見錯誤,,調(diào) 整,如公文密級為“聯(lián)通普通商密”而且“緊急程度”為“特急”或“加急”的時候，生成文檔需注意就“緊急程度”的信息移至下一行。,三、公文格式及常見錯誤,,,23,（二）公文正文的格式要求,1．標(biāo)題：2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一

19、行或多行居中排布。（1）一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種三部分組成，有時可省略發(fā)文單位名稱。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外一般不用標(biāo)點符號。標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過40個。（2）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)盡量避免使用重復(fù)用語和相同的文種。（3）文件標(biāo)題回行時務(wù)必要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。,,三、公文格式及常見錯誤,2．主送機(jī)關(guān)：3號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一

20、行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。 （1）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型單位統(tǒng)稱。（2）兩個以上主送單位，一般按先系統(tǒng)外后系統(tǒng)內(nèi)、先大后小的順序排列。（3）普發(fā)全廣東省分公司范圍公文的主送單位統(tǒng)一表述為“各市分公司、聯(lián)通廣東省分公司公司各部門(中心)”。非普發(fā)全廣東省分公司范圍的公文，主送單位仍按以上順序排列。其中各市分公司及廣東省分公司各部門的排序按照廣東省分公司組織機(jī)

21、構(gòu)排序排列。,,錯誤的文件標(biāo)題回行,正確的文件標(biāo)題回行,三、公文格式及常見錯誤,,,25,公文正文的格式要求,3．正文： 3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，公文首頁必須顯示正文。（1）每個自然段左空二字，回行頂格。（2）文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。（3）正文中一般不夾帶圖表。,三、公文格式及常見錯誤,4．附件說明：3號仿

22、宋體字，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。（1）如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如：附件：1.附件名稱）；如只有1個附件，則不需在“附件名稱”前面標(biāo)注順序號(為“附件：附件名稱”) 。（2）附件名稱后不加標(biāo)點符號。（3）附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。,（二）公文正文的格式要求,公文附件說明格式：1個附件,公文附件說明格式：多個附件,三、公文格式及常見錯誤,,,轉(zhuǎn)發(fā)文

23、件時，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件是公文正文，不作為附件。,三、公文格式及常見錯誤,,5. 發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期3號仿宋體字，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。發(fā)文單位署名使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。,28,（二）公文正文的格式要求,三、公文格式及常見錯誤,單一機(jī)關(guān)行文（1）成文日期：負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（2）一般在成文日期之上、以成

24、文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文或附件說明一行之內(nèi)。（3）通用公文除紀(jì)要、工作簡報外均應(yīng)加蓋印章。,聯(lián)合行文（1）成文日期：最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期。（2）一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊

25、、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心。（3）聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位均應(yīng)加蓋印章。,三、公文格式及常見錯誤,30,（二）公文正文的格式要求,6．附注：3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下空一行的位置。用以說明在正文中不便說明的其他事項，如：公文的傳達(dá)（閱讀）范圍、使用方法及請示性、建議性公文必須注明的聯(lián)系人姓名及電話等。,三、公文格式及常見錯誤,,31,（三）發(fā)文主體的對應(yīng)規(guī)范,中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司廣東省分

26、公司,中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司XX市分公司,中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司廣東省分公司,中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信限公司XX市分公司,聯(lián)通新時空通信有限公司廣東省分公司廣東省分公司,聯(lián)通新時空通信有限公司廣東省分公司各市分公司,,,,三、公文格式及常見錯誤,32,（四）發(fā)文主體的對應(yīng)規(guī)范,,,中共中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司廣東省分公司委員會,中共中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司XX市分公司委員會,中共中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司廣東省分公司紀(jì)律

27、檢查委員會,中共中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司XX市分公司紀(jì)律檢查委員會,,共青團(tuán)中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司廣東省分公司委員會,共青團(tuán)中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)有限公司XX市分公司委員會,黨委文件,,中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)工會廣東省委員會,中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)工會XX市委員會,三、公文格式及常見錯誤,紀(jì)委文件,工會文件,團(tuán)委文件,三、公文格式及常見錯誤,34,（五）其他公文格式常見錯誤,2.序號不規(guī)范：不能出現(xiàn)“1、2、”，正確格式應(yīng)為“

28、1.2.”。在正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。某一層次可以省略，但前后順序不能改變。,3.誤用公文文種：關(guān)于……的匯報、申請、總結(jié)、回復(fù) 正確的常用公文文種：通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、決定、紀(jì)要。,1.主抄送不規(guī)范：發(fā)往集團(tuán)公司的公文，主送單位應(yīng)為“中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司”。集團(tuán)公司負(fù)責(zé)收文的工作人員會根據(jù)文件內(nèi)容分文到相關(guān)部門，且上行文不

29、宜抄送任何一級下級機(jī)構(gòu)。 。,4.引用文件不規(guī)范：嚴(yán)格執(zhí)行“先引文件標(biāo)題后引發(fā)文字號”的要求，引用的發(fā)文字號的年份應(yīng)標(biāo)全稱，并用六角括號“〔〕”括入。正確格式：根據(jù)+制發(fā)機(jī)關(guān)+《文件標(biāo)題》+（文件字號）（當(dāng)被引用文件的標(biāo)題包含制發(fā)機(jī)關(guān)時，可不引用制發(fā)機(jī)關(guān)）。,三、公文格式及常見錯誤,35,做到五勤 當(dāng)好五員,三、公文格式及常見錯誤,勤思考當(dāng)好參謀員勤部署當(dāng)好指導(dǎo)員勤宣講當(dāng)好教練員勤溝通當(dāng)好協(xié)調(diào)員勤總結(jié)當(dāng)